Au sein des Services Généraux de Financière Meeschaert, vous serez rattaché(e) au Responsable Environnement de Travail.

À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :

| 1. Gestion de la flotte automobile :

Gestion du parc automobile pour l'ensemble des entreprises du Groupe, et gestion des relations avec les loueurs : livraison, retour, maintenance.
Coordination avec les loueurs (négociation, contrats, entretien, sinistres, restitution) et les collaborateurs pour répondre à leurs besoins.
Suivi administratif : contrats, assurances, amendes, carte carburant, contrôle des échéances.
Mise à jour des tableaux de bord et reporting.

| 2. Gestion des abonnements presse et numériques :

Suivi et renouvellement des abonnements (presse et digitaux) pour l’ensemble des collaborateurs concernés.
Interface avec les fournisseurs (presse spécialisée, outils professionnels).
Suivi des facturations, échéances et réclamations éventuelles.

| 3. Gestion de la facturation des baux immobiliers et des parkings :

Réception, contrôle et transmission des appels de loyers (locaux professionnels).
Suivi des échéanciers et des régularisations annuelles de charges.
Interface avec les syndics et bailleurs pour les problématiques courantes.

| 4. Services généraux :

Suivi et contrôle des factures, devis et contrats, ainsi que des relances auprès des prestataires et fournisseurs, au siège comme en régions.
Rédaction et suivi des documents administratifs (courriers, notes de service, comptes rendus).
Participation à l’organisation et à la planification des rendez-vous avec les prestataires.
Contribution à la digitalisation des processus des Services Généraux.
Accueil et gestion de la relation avec les collaborateurs, incluant :
Accueil téléphonique et orientation des interlocuteurs.
Interface avec les collaborateurs pour leurs demandes relatives aux Services Généraux.

| 5. Archivage :

Mettre à jour la politique d’archivage datant de 2018 et assurer la gouvernance auprès du prestataire (procédures, référents).
Suivre les archives externalisées et réaliser un contrôle annuel des stocks pour tous les services concernés.
Organiser et inventorier les archives internes avec un système de suivi.
Déployer une campagne annuelle d’archivage numérique et garantir la conformité RGPD.

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Stage - Reporting H/F