Sous la responsabilité de la Responsable de l'Office Management, vous assurez l'organisation et l'optimisation de la mise à disposition des moyens et des services pour nos collaborateurs tout en garantissant le respect des normes et la sécurité des biens et des personnes.

A ce titre, vous prendrez part à diverses missions :

Gestion administrative et vie du site

Assurer le bon fonctionnement quotidien des locaux : accueil, fournitures, équipements, courrier et colis.
Être l’interlocuteur des collaborateurs, fournisseurs et prestataires et coordonner les interventions extérieures.
Gérer les contrats fournisseurs : suivi, facturation, renouvellements, résiliations, avenants et demandes SAV.
Réaliser les achats hors production et assurer le suivi des stocks.
Mettre à jour les bases de données et rédiger/diffuser les documents internes (procédures, comptes rendus, onboarding…).

Organisation des déplacements et événements

Organiser les déplacements professionnels : transports, hôtels, locations de véhicules, restaurants et salles de réunion.
Prendre en charge l’organisation d’événements internes : séminaires, soirées, afterworks, etc., de la préparation à la gestion logistique sur place.

Gestion de la flotte automobile

Assurer la relation avec le loueur et la gestion des véhicules de fonction.
Suivre les services associés (cartes carburant, télépéage), les sinistres et les contraventions.

Gestion des locaux

Prendre en charge la gestion des locaux ou du site (entretien, réparage, dépannage, nettoyage, sécurité, etc.)
Coordonner le travail des agents d’interventions extérieurs (nettoyage par exemple)
Aménagement des agences

Gestion comptable

Assurer le traitement des notes de frais et le suivi des factures fournisseurs.
Utiliser les outils de gestion et de dématérialisation, notamment Sage et Zeendoc

Nos offres

Office manager (CDD 10 mois) H/F

Ingénieur commercial H/F

Gestionnaire de contrats H/F

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