Assistant de Direction du DGST et de l’adjoint au Maire délégué aux services techniques et aux taxis H/F

Mission : Apporter une aide permanente au Directeur et à l’adjoint au Maire en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers

Organisation permanente de la vie professionnelle du Directeur et de l’adjoint au Maire:

• Organiser l’agenda et les réunions diverses.

• Suivre les mails, envois et suivi relances.

• Apporter des réponses à certains mails pour le DGST et l’élu.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique:

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

• Organiser le classement et l’archivage des dossiers

Suivi des projets et activités de la Direction:

• Créer et renseigner les tableaux de bord et outils de planification et de suivi

• Rédiger les ordres du jour des réunions en concertation avec le cadre ainsi que les comptes rendus

• Préparer des dossiers pour les réunions

• Coordination et suivi de dossiers transversaux

Pilotage en propre de dossiers:

• Elaborer le planning d’astreintes de la Direction Technique et le transmettre à la Direction Générale des Services.

• Elaborer le planning de congés DGST, le diffuser au DGST, au DGS et au Cabinet du Maire.

• Gérer les congés des agents de la Direction sur logiciel dédié (validation, placement sur CET, mise à jour données agents…)

• Renseigner divers tableaux/documents en lien avec les autres Directions Générales.

• Etre le lien entre le Directeur Général, les directeurs et les chefs de service de la direction.

• Superviser les réponses apportées au cabinet du Maire

• Superviser et suivre les demandes d'administrés

• Organiser les exercices d’évacuation incendie du bâtiment et mise à jour des documents

 Gestion/relais sur des missions avec son binôme:

• Assurer la coordination avec l’assistante de la Direction Administrative. En cas d’absence de l’une des deux, transmettre/recevoir les informations sur les dossiers urgents, sur les circuits et suivi de parapheurs, de documents en cours pour assurer un relais auprès des deux directeurs.

ñ  Techniques de secrétariat

ñ  Maîtrise des logiciels bureautique

ñ  Techniques de classement et d'archivage

ñ  Expression orale et écrite de qualité

ñ  Qualités relationnelles – Travail en équipe

ñ  Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

ñ  Notions d'organisation du travail et de gestion du temps