Assistant Hébergement et Services H/F (INSEP)

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Assistant Hébergement & Services (H/F)

Vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant, dynamique et humain, au contact quotidien de sportifs de haut niveau et de leurs encadrants ? Cette opportunité est faite pour vous.

Véritable bras droit de la Directrice Hébergement et Services et pilier de la réception, vous garantissez la qualité de l'accueil, la satisfaction des résidents et le bon fonctionnement quotidien du service hébergement.

Au quotidien, vous serez amené(e) à :

Accueil & relation clients

• Accueillir, orienter et renseigner les sportifs, entraîneurs et visiteurs.

• Garantir une qualité de service irréprochable et une expérience client exemplaire.

• Traiter les demandes spécifiques et gérer les réclamations avec professionnalisme et réactivité.

Gestion des réservations & pilotage de l'occupation (80 % du poste)

• Assurer la gestion complète des réservations et du planning des chambres, activité représentant près de 80 % du temps de travail.

• Piloter l'attribution des hébergements en lien étroit avec les référents du Pôle Hospitality de l'INSEP, dans le respect des priorités, contraintes opérationnelles et exigences de qualité de service.

• Garantir la fiabilité des données d'occupation et anticiper les besoins liés aux arrivées, départs et mouvements des résidents.

• Assurer un suivi rigoureux des demandes spécifiques, des modifications de réservation et des situations d'urgence.

• Être l'interlocuteur privilégié des équipes INSEP sur toutes les questions relatives à la planification et à l'hébergement.

Coordination des prestations

• Organiser et suivre les interventions de ménage, maintenance et lingerie.

• Assurer la qualité des prestations fournies aux résidents.

• Anticiper les besoins opérationnels et proposer des améliorations continues.

Management & pilotage

• Être garant(e) du respect des procédures d'exploitation et des engagements contractuels, notamment dans le cadre du Partenariat Public-Privé (PPP).

• Accompagner, coordonner et animer l'équipe de réception en étroite collaboration avec la Directrice Hébergement & Services.

• Veiller à la qualité de service délivrée aux résidents et à la bonne application des standards d'accueil.

• Participer à l'organisation quotidienne du service et à l'amélioration continue des processus.

• Assurer un rôle de référent auprès des équipes et des interlocuteurs de l'INSEP sur les sujets liés à l'accueil et à l'hébergement.

• Être en capacité d'assurer l'intérim de la Directrice Hébergement & Services lors de ses absences et de garantir la continuité opérationnelle de l'activité.

Un poste entre hôtellerie et gestion de services

Vous avez une expérience en réception ou en hôtellerie et vous appréciez particulièrement la dimension administrative et organisationnelle du métier.

Vous aimez planifier, coordonner et garantir le bon déroulement des séjours autant que la relation client.

Ce poste vous permettra de développer cette expertise au sein d'un environnement unique, au service des sportifs de haut niveau.

✅ Organisé(e) et à l'aise dans la gestion de planning, avec une réelle appétence pour le suivi des réservations et l'optimisation de l'occupation des chambres.

✅ Rigoureux(se) dans la gestion des informations et capable d'assurer un suivi fiable des mouvements d'arrivées, de départs et des demandes spécifiques.

✅ Doté(e) d'un bon sens du service client et soucieux(se) de proposer des solutions adaptées aux besoins des résidents et des équipes de l'INSEP.

✅ À l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de gestion hôtelière (PMS, Excel, outils bureautiques).

✅ Reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et votre capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.

✅ Réactif(ve) face aux imprévus et capable de gérer les changements de dernière minute avec calme et méthode.

✅ Autonome, tout en appréciant le travail en équipe et la coordination avec les différents services du site.

✅ Envie de découvrir un environnement où la gestion de l'hébergement et des réservations occupe une place centrale, au-delà des missions traditionnelles de réception hôtelière.