SECRETAIRE MEDICALE H/F TEMPS PARTIEL

1 SECRETAIRE MEDICALE - H/F

CDI – Temps partiel 50%

Unité de Soins Longue Durée

L’USLD est une structure médico-sociale qui accueille 44 résidents au sein du CHSM.

Elle est disposée sur 2 étages

Elle a pour mission d’accueillir des personnes aux pathologies complexes, associant pathologie psychiatrique et pathologie somatique

Vos principales missions :

·         Répondre au téléphone, prise de rendez-vous, accueil ;

·         Récupération du courrier, tri, distribution sur deux sites différents (USLD et EHPAD) et traitement du courrier quotidien ;

·         Traitement des courriers divers ; courriers médicaux ;

·         Traitement et rédaction des courriers/mails aux tuteurs et curateurs ;

·         Gestion des temps (via OCTIME) et aide à l'utilisation si besoin;

·         Organisation des réunions diverses et rédaction des compte-rendu ;

·         Accueil des familles ;

·         Inscriptions des patients pour le pédicure et la coiffeuse ;

·         Gestion des commandes et distribution des fournitures de bureau ;

·         Établissement des bons de réparation (SAMFM) ;

·         Établissement des notes de service ;

·         Mise en page adaptée des menus pour affichage ;

·         Établissement des rapports d’activité annuels USLD;

·         En collaboration avec l’assistante sociale : courriers au Conseil Départemental ou la CAF, attestation de présence, notification aide sociale ou APA, attestation de résidence pour l’allocation logement; Suivi des dossiers en collaboration avec les tuteurs ou les référents familiaux ; entretien et information aux familles pour les différents dossiers à faire ;

·         Formation de stagiaires en secrétariat (occasionnel) ;

Vos missions plus spécifiques :

·         Les admissions :

o    Courrier d'admission au tuteur ou famille ;

o    Accueil de la famille ou tuteur lors de l'admission (renseignements, recherche du consentement, élaboration du contrat de séjour, vérification de la compétence des mandataires pour signature, etc…) ;

o    Saisie du dossier administratif dans CARIATIDES et Netfactu + CPAM (améli.fr) ;

o    Numérisation de tous les documents demandés ;

o    Registre des entrées ;

o    Envoi du contrat de séjour et règlement de fonctionnement ;

o    Envoi du certificat de présence + grille GIR au C. Départemental ;

o    Gestion en cours de séjour : demande des documents manquants ; suivi des dates de validité des responsabilités civiles, attestations

o    CPAM, mutuelles etc…

o    Recherche des consignes en cas de décès et des directives anticipées ;

o    Tenue et suivi des dossiers administratifs et informatiques ;

·         Les décès :

o    Utilisation de CERTDC : suivi des déclarations de décès ;

o    Formalités administratives : déclaration de décès, fax à la mairie, transport du corps avant mise en bière... ;

o    Relation avec les Pompes Funèbres ;

o    Accueil et accompagnement de la famille ou tuteur ;

o    Registre des décès ;

o    Signalement CAF et Conseil Départemental ;

o    Saisie des mouvements dans les logiciels pour la facturation.

·         Les sorties définitives :

o    Organisation de la sortie : entretien avec la famille, transmission des différents documents administratifs ;

o    Transport pour le BT (en lien avec l’équipe soignante ou encadrement);

o    Relation avec l'établissement d'accueil ;

o    Courrier de sortie ;

o    Registre des sorties ;

o    Signalement

·         Facturation :

o    Dans NETFACTU, saisie des mouvements (pour la facturation) et numérisation des différentes notifications d’aides sociales ;

o    Transmission mensuelle des mouvements à la CPAM par télé-service ;

o    Transmission des notifications APA, aide sociale ;

o    Suivi des dossiers APA et aide sociale.

·         Tutelle :

o    Courrier au Juge des tutelles ;

o    Liste des patients sous tutelle ;

o    Courrier de renouvellement des mesures de protection : transmission au juge des tutelles ;

o    Relation avec les tuteurs (courrier divers).

Rémunération et avantages

·         En fonction de la Convention Collective Nationale du 31 octobre 1951 (Fehap) reprenant l’ancienneté d’un poste de secrétaire médicale

·         Le poste est basé sur le Centre Hospitalier Sainte Marie à Clermont-Ferrand.

·         21 RTT et 14 jours fériés ou récupération de jours fériés (au prorata du temps de travail)

Profil recherché :

·         Diplôme de Secrétaire Médicale obligatoire

·         Une première expérience en géronto psychiatrie serait un plus

·         Vous maîtrisez les outils informatiques : Pack Office, Outlook, Internet ;

·         Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), autonome avec une capacité d’adaptation et d’un esprit d’analyse.

·         Respect du secret professionnel