SECRETAIRE MEDICALE H/F

Nous recrutons pour notre Secteur Centre une Secrétaire Médicale H/F en CDD :

Présentation de la filière sectorielle et du secteur centre

La filière sectorielle du nouveau projet médical d’établissement réunit les structures de soins ambulatoires (CMP, CATTP, SAD/SAD intensif/Equipes mobiles) des secteurs Nord, Centre et Sud ainsi que trois unités d’hospitalisation temps plein, ouvertes de 25 lits chacune (une par secteur).

Le modèle de soins s’appuie sur une gradation des soins visant à privilégier des soins ambulatoires. Ainsi, en fonction de la gravité des symptômes présentés par le patient et des risques pour lui-même ou pour les autres engendrés par la maladie, le patient peut recevoir des soins en consultations, à domicile, en hôpital de jour, ou en hospitalisation temps plein.

Le Secteur Centre est un secteur de psychiatrie d’Adultes comprenant des services d’hospitalisation et des activités ambulatoires, basées sur différents lieux. Il prend en charge les patients ayant besoin de soins psychiatriques ou psychologiques domiciliés sur le secteur c’est-à-dire Clermont-Ferrand CENTRE, Chamalières et Durtol.

Sur le site du CH Sainte-Marie, le secteur CENTRE comprend :

• 1 unité d’hospitalisation temps plein de 25 lits (Louis 1),

• 1 CMP dans le bâtiment d’accueil,

• 1 Service de Soins Infirmiers à Domicile / Equipe Mobile, (locaux au 80 rue Lamartine)

• 1 Hôpital de jour (Locaux au 80 rue Lamartine)

En centre-ville : (58 avenue de l’Union Soviétique) :

• 1 CATTP Centre-Gare

• L’Unité d’Addictologie (locaux au 80 rue Lamartine) est une unité intersectorielle rattachée au secteur CENTRE.

L’équipe est pluridisciplinaire, composée de psychiatres, de médecins généralistes, d’un cadre supérieur de Santé, de cadres de santé, de psychologues, d’assistants de service social ainsi que des équipes soignantes : une IPA et des infirmières en hospitalisation temps plein et en ambulatoire.

Missions principales sur le pôle sectoriel, secteur Centre :

• Réunions : participation au flash du secteur 3 fois/semaine, participation aux différentes réunions relatives au fonctionnement du secteur (en organisation avec les secrétaires en place)

• Traitement des mouvements sur les secteurs d’hospitalisation(Entrées/Sorties) :

o Pour les entrées : création de séquences Temps Complet, numérisation des documents, vérification et mise à jour de l’identitovigilance, personne de confiance, etc.

o Pour les sorties : traitement de la lettre de liaison (MMS, DMP, scanner les documents du dossier et la lettre de liaison, envoie par courrier et archivage)

• Gestion de Soins Sous Contraintes : constitution du placement pour dossier Temps Complet, report des échéances, suivi des arrêtés, certificat des isolements et de la contention

• Traitement des signalements

• Traitement des demandes de transfert

• Rédactions informatiques de documents : lettre de liaison ou compte rendu d’hospitalisation avec envoi au DMP et MMS, comptes rendus de consultations, courrier de proposition ou report de rendez-vous, rapport annuel d’activité, note de service, certificats médicaux, etc.

• Coordination médico-administrative des parcours de soins

• Archivage : archivage régulier pour mise à jour File Active (dossiers temps complet, résultats labo, comptes rendus), archivage annuel pour envoi aux archives de l’établissement

• Tâches diverses : communication de dossier (relecture du dossier médical, photocopies des différents éléments du dossier médical, envoi ou proposition de rendez-vous pour récupération du dossier), saisine de dossiers par la justice (photocopies intégrales du dossier), impression et reliage de divers dossiers, demande d’interprétariat, traitement des réquisition à personnes, surveillance et photocopies si nécessaires des différents imprimés à disposition des médecins, rédaction de bilan neurologique, enquête sociale, etc.

• Assistanat du Médecin Chef : gestion des congés via Octime, rédaction des différents documents, réponses aux différents courriers, gestion de l’agenda et des différentes réunions

• Collaboration avec la secrétaire de l’Unité d’Addictologie (remplacement)

Profil recherché

- Diplôme de Secrétaire Médical(e) (certification RNCP) ;

- Idéalement une expérience réussie de 2 ans dans poste équivalent ;

- Maîtrise du Pack Office (notamment Word et Excel), PlaniPsy, Outlook, Internet ;

- Rigoureux(se), organisé(e), autonome et bienveillant(e) ;

- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité et du secret médical ;

- Excellent relationnel, esprit d’équipe et un sens du service développé.