Durée de l'alternance : année scolaire 2025/2026

CONTEXTE

Dans le cadre de la croissance du Festival d'Annecy et de son marché, ainsi que la préparation de l’ouverture de la Cité Internationale du Cinéma d’Animation, CITIA recherche un alternant Assistant événementiel accueil des publics et support festivalier, qui sera intégré au service Accueil des publics. 

MISSIONS

Sous la responsabilité de la Chargée de projets accréditations et support client, l’Assistant événementiel accueil des publics et support festivalier réalisera les missions suivantes :

En amont du Festival : 

• Centre d’aide 

  • Centraliser les informations pour le Centre d’aide 

  • Créer des questions, des articles dédiés et intégrer des textes dans l'outil

  • Assurer le lien avec le service Communication

• Outil de messagerie du Support Client (Crisp)  

  • Prendre en main l’outil pour améliorer la procédure, les messages types et le classement des messages  

  • Répondre aux demandes des festivaliers  

  • Former les nouveaux utilisateurs  

• Standard Téléphonique 

  • Prendre en main le standard téléphonique, et améliorer les règles de fonctionnement (horaires, message d'attente ...)

  • Répondre aux demandes des clients 

  • Former les opérateurs téléphoniques  

• Points Informations - 3 points d’informations répartis sur différents lieux du festival

  • Participer au recrutement des personnes en charge des Points Infos

  • Gérer les besoins en bénévoles

  • Préparer les plannings et les documents de formation  

  • Accueillir et former les personnes en charge des Points Infos  

  • Participer aux formations spécifiques (sécurité, accessibilité …)  

  • Suivre la mise en place et les installations des Points Infos (lien avec le service Logistique)  

  • Organiser et suivre les formations des bénévoles 

• Accréditations 

  • Participer à la mise en place des outils suivants : 

    • Système d’accréditation

    • Système de demandes de Prise en Charge 

    • Système d’imports d’accréditations en masse 

  • Soutien aux Assistants accréditations pour le traitement des accréditations, des prises en charge et des imports en masse

• Soutien au service Accueil des Publics sur les dossiers suivants :  

  • Hébergement des invités : Participer à la mise en place du dossier avant l’arrivée du Coordinateur Hébergement 

  • Transport : Participer à la mise en place du dossier avant l’arrivée du Coordinateur Transport 

Pendant le Festival : 

• Être renfort au support festivalier 

• Mettre à jour le Centre d’aide   

• Suivre les équipes Point Infos sur le terrain 

Après le Festival : 

• Participer aux reporting du service 

• Réaliser son propre bilan de l'édition 

Pour contribuer au bon fonctionnement de l'équipe, il peut être confié plusieurs tâches telles que :   

• Saisir des données informatiques : base de données, visas… 

• Concevoir des supports de présentation 

• Rédiger des comptes rendus de réunions  

PROFIL RECHERCHÉ

• Formation supérieure en évènementiel, administration ou communication

• A partir du niveau Licence (Bac +2)

• Maitrise de l'anglais (écrit, parlé)

• Maîtrise de Microsoft 365

• Sens de l'organisation, rigueur

• Dynamisme, curiosité, polyvalence

À la recherche de tous les talents, CITIA s’engage en faveur de la diversité. Toutes nos offres d’emploi sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Rémunération selon les dispositions légales

• Horaires aménagés sur la base de 35h/semaine (grande disponibilité nécessaire pour le Festival et le Mifa)

• Candidature avant le 18/05/2025

• Entretien en mai et juin 2025

Les données à caractère personnel recueillies font l'objet de traitements dont le responsable est CITIA, conformément à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel.  Ces données sont collectées dans l’intérêt légitime de CITIA  dans le cadre de la prise en compte et gestion de votre candidature par l’équipe en charge du recrutement.  À défaut, votre candidature ne pourra pas être traitée. Vos données seront traitées de façon confidentielle et conservées pendant le processus de recrutement puis archivées pendant une durée de deux ans.  Seules les personnes habilitées de la Direction des Ressources Humaines pourront accéder à vos données à des fins strictement internes. Dans le cadre du traitement de votre candidature, ces données pourront éventuellement être transmises à des partenaires et/ou prestataires externes auxquels le responsable de traitement fait appel.  

Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de rectification, d'effacement, d’opposition et de limitation du traitement. Vous pouvez également faire une demande de portabilité des données que vous avez fournies. Vous pouvez également, formuler auprès de CITIA, les instructions relatives au sort de vos données après votre mort. 

Ces droits peuvent s’exercer en précisant votre nom, prénom, adresse postale et en joignant une copie recto-verso de votre pièce d’identité, par email à l’adresse suivante : dpo@citia.org 

En cas de difficulté en lien avec la gestion de ses données à caractère personnel, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés CNIL.