Assistant(e) appel d'offres

Sous la responsabilité de la responsable avant-vente, l’assistant(e) appel d’offres aura pour missions de gérer en binômes les réponses aux appels d'offres (AO des pôles Public, Santé et Transition :

1. Veille des marchés publics/suivi DCE :

• Téléchargement journalier des DCE demandés par les équipes depuis les plateformes, enregistrement sur le tableau de suivi des AO et sur le SharePoint

• Envoi des questions/réponses des DCE téléchargés aux personnes concernées et enregistrement dans le SharePoint.

2. Suivi des marchés publics :

• Participation aux réunions CO-STRAT hebdomadaires des pôles Public, Santé et Transition,

• Mise à jour lors de la réunion du tableau de suivi des AO des décisions des DCE téléchargés, marchés subséquents et/ou AO hors MP,

• Établir un planning de la répartition des AO en GO avec la responsable avant-vente.

3. Préparation des dossiers de candidature, de l’acte d’engagement et du dépôt :

• Coordination équipe de réponse,

• Analyse du règlement de consultation, mise en place du planning de réponse à l’AO avec l’équipe,

• Définition des besoins et recherche documentaire,

• Préparation des documents administratifs,

• Gestion des sous-traitants / co-traitants,

• Vérification plateforme dépôt électronique / support technique (JAVA),

• Suivi des questions/réponses en cours de procédure,

• Relecture (syntaxe et orthographe), mise en forme et mise en production,

• Diffusion/envoi sur la plate-forme et par courrier (pour les copies de sauvegarde),Envoi de l’accusé de réception à l’ensemble de l’équipe de réponse,

• Gestion de notre SharePoint, organisation bien précise,

• Mise à jour du tableau de suivi AO envoyés (prix, montants, …).

4. Collecte, standardisation, contrôle des documents fournis & mise à jour des documents pour les AO :

• MAJ tableau suivi AO répondus,

• Collecte des informations administratives (attestations mises à jour) et mise à jour dans le SharePoint

• Standardisation des documents pour répondre à un appel d’offres,

5. Gestion de la boite cellule AO :

• Relever quotidien de la boite AO,

• Gestion et diffusion des demandes complémentaires / précisions,

• Gestion et diffusion attribution / notification, signature électronique des documents (AE, DC4, …),

• Gestion et diffusion des avenants / mises au point / actes modificatifs missions en cours / ODS et signature.

6. Autres missions :

• Mise à jour des plateformes e-attestations, PROVIGIS, myprocurement,

• Base partenaires, base références, BDD client à compléter régulièrement,

• Soutien occasionnel à la préparation de propositions commerciales (relecture qualité de l’orthographe et conformité de la présentation avec les règles CMI, recherches documentaires…),

• Missions de capitalisation des informations nécessaires au processus d’avant-vente (mise à jour de CVs, mise à jour de références…),

• Soutenir la responsable avant-vente qualité dans ses diverses missions

• L’activité de réponse à appel d’offres étant soumise à aléas en fonction du marché, d’autres tâches d’assistanat pourront être demandées occasionnellement (soutien à l’Office Manager dans la planification de réunions, réservation de salles, organisation de déjeuners, actions communications externes, …).

·        Vous avez un niveau BTS assistanat ou licence professionnelle (avec idéalement une connaissance des marchés publics),

·        Vous êtes volontaire, organisé, très rigoureux et avez le sens du service et du travail en équipe,

·        Vous avez une très bonne orthographe,

·        Vous êtes familier des fonctions de base des logiciels word, Excel, power point et outlook.

Dans le cadre de notre politique de diversité et d’inclusion, nos postes sont ouverts à tous.