Secrétaire juridique

1. Ouverture dossier client:

- vérification conflit d'intérêt

- création physique et informatique du dossier

- ouverture des fiches process: ouverture dossier, analyse dossier, LAB, délais et prescriptions, check-liste ouverture dossier, etc...

- mise à jour plan de charge

2. Gestion des dossiers en cours:

- rattachement des e-mails/fax et transfert collaborateurs/associés et impression/classement

- scan et rattachement des documents arrivés par voie physique au cabinet (poste, coursiers, huissiers,...) et transfert collaborateurs/associés

- traitement instructions internes par e-mail ou parapheur

- rédaction de courriers divers

- accueil clients si nécessaire pour réception pièces

- préparation des CP et dossiers de plaidoiries

- appel différentes parties (clients, greffes, administrations, huissiers,etc...)

- traitement des courriers sortants: remise à l'accueil et gestion des preuves de dépôts des LRAR (scan et rattachement)

- enrolement: préparation des courriers d'enrolement des assignations, à donner à la personne en charge des déplacements

- Signification: préparation des courriers de demande

- Saisie des dates dans l'agenda Secib et dans le plan de charge en suite des courriers d'audience

- Archivage des dossiers (passage en statut ACC puis à archiver après clôture comptable et process d'archivage à réaliser)

3. Gestion des audiences

- Remise des fiches d'audience du pôle au secrétariat de l'associé en charge de l'audience.

- Pour le secrétariat de l'associé en charge de l'audience: classement dans l'ordre du Role.

- Gestion du retour d'audiences: le secrétariat de l'associé en charge de l'audience fait le tri dans la documentation et les classe par pole et responsable de dossier et les adresse aux poles concernés.

- Informatisation de toutes les informations et dates,scan, rattachement et diffusion des documents.

4. Retour cartonniers

- A la réception des documents, scan, rattachement et diffusion aux collaborateurs/associés.

- Informatisation de toutes les informations et dates.

5. Retour huissier

- Réception des actes, scan et rattachement des documents.

- Saisie des délais suivant instructions collaborateurs/associés

6. Plan de charge

- Préparation des réunion pôle. Mise à jour plan de charge et ordre du jour.

7. Déplacements physiques divers

- déplacement greffe et palais de justice: dépose des diverses demandes et récupération cartonniers à la fréquence nécessaire et aux besoins ponctuels.

- déplacement dans les autres entités administratives, au besoin

8. Gestion des agendas des associés

Savoir :

• secrétariat juridique

• anglais/français

Savoir-faire :

• rédaction documents

• gestion des planning

Savoir-être:

• sens de l'accueil

• sens de l'organisation

• ponctualité

• rigueur