Secrétaire mutualisé de pôles F/H

Tâches transversales :

Gérer le courrier entrant et sortant, les mails et la documentation, assurer le suivi et le classement dans le serveur de l’EPCI et le cloud des élus, organiser le tri et l’archivage des dossiers

Suivi administratif des dossiers, assistance au suivi de l’achat public, mise à jour de fichiers et listes de diffusions

Organiser les agendas, réunions, commissions, gérer des notes, convocations, comptes-rendus, documentations, présentations, réservations, assurer les envois, préparer les réponses puis assurer le classement, archivage et le suivi des demandes/réclamations usagers, organiser des RDV

Renseigner et suivre les tableaux de suivi d’activités (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)

Appui logistique à l’organisation d’événements, d’inaugurations et de réunions, appui aux actions de communication auprès du public

Missions spécifiques par directions et services :

1. Transitions écologiques (tous les services hors Eau et assainissement) et social

• Aide à la réalisation et suivi des dossiers de subventions ou d’appel à projet

2. Actions Culturelles :

• Assistance plus spécifique au suivi des commandes : saisie de bon de commandes, envoi aux prestataires, suivi de commandes (notamment marché bus), réalisation d’états récapitulatifs de dépenses en vue de solde de subventions.

• Assistance à la gestion d’outils de suivi de bénéficiaires d’actions : classes participantes et autres groupes ou individuels. Compilation des données en vue des bilans d’actions.

• Saisie des événements sur APIDAE

• Appui spécifique à la communication au public : suivi des opérations de distribution et publipostages des supports de communication papier, envoi de mails en nombre aux listes de diffusion

 3. Économie, mobilité et attractivité du territoire :

• Appui spécifique sur la saisie et le suivi de bon de commandes, demande et suivi des versements de subventions

• Envoi en nombre de supports papier aux listes de diffusion,

• Assistance et suivi des commandes ponctuelles du marché transport en bus pour les services organisateurs de visites

4. aménagement et urbanisme :

• Réaliser et suivre les mesures de publicités de certains actes (arrêtés, délibérations) dans le cadre des documents d'urbanisme (publication dans les journaux, affichages dans les communes...)

• Envoi de documents par courrier en nombre

• Appui au secrétariat du service instructeur des autorisations d'urbanisme en cas d'absence de la secrétaire (accueil téléphonique, courriers...)

Missions secondaires :

• Appui facturation redevance incitative et accueil des usagers

• Remplacement à l’office de tourisme de Beaurepaire situé au sein du pôle de proximité

• Remplacement de l’assistante de direction générale et présidence

Compétences requises

🔹 Savoir-faire :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

• Bonne expression écrite et orale

• Capacité à hiérarchiser les priorités et à gérer plusieurs dossiers à la fois

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

🔹 Savoir être :

• Discrétion, sens du service public

• Organisation, rigueur et autonomie

• Bon relationnel et travail en équipe

• Réactivité et adaptabilité (polyvalence entre services)

🔹 Profil recherché

• Diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, assistanat, gestion ou équivalent.

• Expérience en collectivité territoriale appréciée

Conditions d’exercice

• Poste basé au siège de la Communauté de communes Entre Bièvre et Rhône (en moyenne annuelle 3 à 4 jours), au pôle de proximité de Beaurepaire et au site des services techniques de Beaurepaire (en moyenne annuelle 1 à 2 jour(s)), avec déplacements possibles ponctuellement pour l’appui à des réunions, inaugurations ou évènements

• Travail en bureau, horaires réguliers avec pics d'activité en fonction des événements ou échéances

• Polyvalence, environnement de travail multi interlocuteurs

Avantages sociaux :
-Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports)
-Titres restaurant (8€ de valeur faciale dont 60% prise en charge par l'employeur),
-Comité des œuvres sociales (COS38)
-Mutuelle santé (participation employeur à hauteur de 50%)
-Prévoyance (participation employeur en fonction des options choisies)
-Activités sportives proposées sur le temps de la pause méridienne

Pour nous découvrir : https://www.welcometothejungle.com/fr/companies/communaute-de-communes-entre-bievre-et-rhone

Date limite de candidature le 26/07/2026