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Secrétaire de direction

    Description

    QUI SOMMES-NOUS ?

    Le coutançais est un territoire partagé entre terre et mer, qui dévoile au gré des promenades et des visites son patrimoine historique, au sein de paysages préservés. Idéalement situé entre Rennes, Cherbourg et Caen, Coutances et ses alentours vous offrent un cadre de vie familial. Au cœur du département de la Manche, la destination Coutances Mer et Bocage constitue un concentré de découvertes et d’expériences. Ici, « l’essentiel est grandeur nature » et le temps s’écoule au rythme des marées.

    A proximité du Mont-Saint-Michel, de la Cité de la mer et des plages du Débarquement, Coutances Mer et Bocage, c’est aussi une vie économique et culturelle épanouie, agrémentée de divers événements tout au long de l’année, notamment le festival Jazz sous les Pommiers (85 000 spectateurs). Notre territoire s’enorgueillit d’un centre-ville riche en patrimoine, ponctué de nombreux commerces de proximité, et d’un tissu d’entreprises aux domaines d’activités variés.

    Travailler pour Coutances Mer et Bocage, c’est rejoindre une collectivité attractive et innovante dont les valeurs, fortement ancrées autour de la transition écologique et solidaire, irriguent l’ensemble des 500 collaborateurs. Avec pour priorité la qualité de vie au travail, l’organisation est tournée autour du nomadisme, du télétravail et propose également du sport sur la pause méridienne. Cultivant une approche intergénérationnelle, les talents, qu’ils soient séniors ou juniors sont les bienvenus.

    Avantages

    - RTT
    - Mutuelle

    Mission

    Votre principale mission ? Véritable collaborateur(trice) du directeur et du directeur adjoint, recueille et traite les informations administratives nécessaires au bon fonctionnement du service.

    Force de proposition et en capacité de prise d’initiatives en phase avec la direction, participe à l’exécution, au suivi des procédures pour la mise en œuvre des décisions de la direction et l’assiste dans l’organisation du service.

    Vos différentes missions :

    Assurer l’accueil du public

    ·        Informer, renseigner et orienter le public, physiquement et téléphoniquement ;

    ·        Procéder aux inscriptions aux différents services à la population ;

     

    Assurer le secrétariat de la direction

    ·        Rédiger des courriers, convocations et en assurer la diffusion ;

    ·        Compléter des dossiers d’habilitations et de déclarations ;

    ·        Assurer l’organisation et le suivi des réunions et commissions ;

    ·        Réaliser les comptes rendus ;

    ·        Assister à certaines réunions ;

    ·        Gérer matériellement les contacts du directeur et directeur adjoint (téléphone et mail) ;

    ·        Saisir et mettre en forme des tableaux et documents informatiques ;

    ·        Réceptionner et diffuser l’information ;

    ·        Effectuer le suivi des plannings et des agendas ;

    ·        Faire le tri des documents, archives, fonds documentaires et informations professionnelles ;

    ·        Répondre aux différentes demandes liées à la gestion et l’actualité de la Direction (répartition documentation sur sites,…) ;

     

    Assurer l’organisation du secrétariat de la direction et du service transports

    ·        Elaborer les plannings et déterminer la répartition du travail des agents du secrétariat et du service transports ;

    ·        Rédiger et assurer le suivi des fiches de poste et de l'organigramme, effectuer les entretiens des agents ;

    ·        Veiller à la sécurité, à la santé et au bien-être au travail des agents de son service ;

    ·        Proposer et suivre le plan de formation des agents de son service ;

    ·        Animer régulièrement des réunions d'équipe.

     

    Rendre compte

    ·        Rendre compte de l’avancement des projets, des difficultés rencontrées.

    CONDITIONS DU POSTE

    - Travail en bureau - déplacements possibles -

    - 37h30 hebdomadaires avec des pics d’activités

    - Diversité des tâches et des interlocuteurs

    - Possibilité de télétravail

     

    Les entretiens se dérouleront la semaine 5.

    Profil

    DIPLOME REQUIS / EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

    - Formation de niveau 5 (ancien niveau III) minimum avec expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat,

    - Connaissance du secteur scolaire, enfance et petite enfance appréciée.

    COMPETENCES

    Savoirs

    • Connaître l’organisation de la collectivité

    • Connaître le cadre réglementaire et le fonctionnement des collectivités territoriales

    • Sens du Service Public

    • Maîtriser les outils bureautiques et d’internet et les logiciels métiers

    • Connaissance du fonctionnement des services liés à la petite enfance, à l’enfance et à la jeunesse

    Savoir-faire

    • Maîtrise de l’outil informatique (logiciel professionnel, traitement de texte et tableur)

    • Capacité d’adaptation à des interlocuteurs très divers

    • Polyvalence liée à la diversité des tâches

    • Capacité à situer sa propre action dans une organisation plus globale

    • Comprendre et savoir prioriser les demandes

    Savoir être

    • Respecter la confidentialité dans le traitement des informations

    • Qualités relationnelles permettant de travailler en transversalité

    • Appétence pour les outils numériques

    • Autonomie

    • Curiosité professionnelle permettant d’être force de proposition

    • Rigueur

    • Dynamisme

    • Agilité managériale