Retour aux offres

Assistant d'accueil et de secrétariat en hébergement H/F

  • Bordeaux, 33000

  • CDD

  • 01/09/2025- 31/10/2025

  • 1800€

Description

Le Crous de Bordeaux Aquitaine intervient dans le cadre de ses missions de service public pour l’amélioration des conditions de vie matérielle des 132.000 étudiant.e.s de l’académie de Bordeaux. Etablissement public doté de la personnalité morale et financière, le Crous gère les aides financières (32.000 boursiers.ères sur critères sociaux), une offre de restauration à tarification sociale équivalent à 3.000.000 de repas par an et un parc de 10.500 logements. Doté d’un budget de 80 M€ (hors bourses sur critères sociaux), le Crous de Bordeaux Aquitaine emploie 700 personnels permanents et gère un patrimoine immobilier de plus de 300.000 m² de surfaces bâtis localisé sur la métropole bordelaise et les agglomérations d’Agen, Côte Basque-Adour, Dax, Mont-de-Marsan, Pau et Périgueux.

Avantages

- Forfait mobilité durable (sous conditions)
- Contribution à la mutuelle
- Prise à hauteur de 75% de l'abonnement transport (domicile / travail)
- Action sociale attractive (sous conditions)
- Un carrière dynamique (mobilité interne, possibilités d'évolutions, accompagnement personnalisé pour évoluer dans sa carrière, formation continue)
- Bonne conciliation vie personnelle et professionnelle

Mission

Sous l’autorité hiérarchique de la Direction du site hébergement , l' assistant.e d'accueil et de secrétariat a pour missions :

Activités principales :

Sous l’autorité de la responsable d’accueil et gestion locative :

  • Accueille, informe, oriente les étudiants : accueil physique et téléphonique, réponse aux

    courriels.

  • Réalise les opérations de clôture journalière et mensuelle.

  • Traite les dossiers locatifs sur les applicatifs métiers (Heberg, H3Web, Ebail) :

  • enregistrement des occupations, des droits constatés, des encaissements CAF,

  • remboursement des anticipations, provisions et indus CAF.

  • Emettre les factures : convention, dégradations, prestations diverses

  • Génère les documents de fin de mois.

  • Gère les relances débiteurs via POWOW : injonctions, mises en jeux cautionnaires.

  • Traite les demandes d’adhésion au dispositif de cautionnement institutionnel (Visale, Garantme)

  • Assure l’interface avec le pôle logement pour la gestion des réservations et des logements disponibles à la location : transmission des départs, des logements bloqués

    pour travaux, suivi des occupations par contingent.

  • Tenir les tableaux de bord des entrées et sorties des logements pour transmission aux agents de service en charge des états des lieux dans les logements.

  • Effectue les déclarations des impayés aux organismes cautionnaires (Visale, garantme) et informe les garants physiques.

  • Constitue et transmets les dossiers d’impayés au service contentieux.

  • Assure le paramétrage de la brique « Mes RDV », le suivi des RDV d’entrée et de sortie planifiés par les étudiants, pour transmission aux agents de service

  • Transmets les fiches de perte des moyens d’accès (clés et badges) à la personne en charge du suivi.

  • Paramètre les badges des étudiants et gère les places de parking.

  • Participe aux visites hygiène et complète le tableau de suivi.

  • Rend compte et alerte la responsable gestion locative en cas de besoin ou à défaut la direction du site

  • Fermeture à clé et mise sous alarme des locaux si besoin

Conditions d'activité: Permanences jusqu’à 18h et 19h selon planning établi. Ouverture du site à 8h, selon planning établi

Conditions de recrutement:

CDD du 1er septembre au 31 octobre

Rémunération: 1800 euros brut par mois

Profil

Connaissances professionnelles:

  • Maîtrise des nouvelles technologies de communication, de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique…),

  • Maîtrise de l’expression écrite et orale,

  • Connaissance souhaitée d’une deuxième langue,

  • Connaissance de l’organisation intérieure de l’unité d’affectation et de son environnement (réseaux d’eau, de gaz, de chauffage, d’électricité ; implantation du matériel de sécurité),

  • Connaissance des techniques d’accueil et de communication,

  • Connaissance des règles d’hygiène, de santé et de sécurité en vigueur,

  • Connaissance des problèmes du milieu étudiant

  • Connaissance des moyens de lutte contre l’incendie,

  • Connaissance des types de réponses adaptées aux différentes situations rencontrées,

  • Notions de secourisme,

Compétences relationnelles:

  • Capacité d’adaptation aux différents profils de public : étudiants en difficulté financière, sociale ou psychologique (rupture familiale), étudiants affectés en logement adapté,

  • Autonomie, réactivité, capacité d’adaptation, savoir rendre compte