Responsable du service facturier H/F

Dans le cadre de son organisation comptable, l’agence comptable du Crous de Bordeaux-Aquitaine recrute un(e) Responsable du service facturier (SFACT).

Placée sous l’autorité hiérarchique de l’agent comptable, la personne recrutée assure le pilotage et la sécurisation du processus de traitement des dépenses, dans le respect du cadre réglementaire de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP).

L’agence comptable est composée de 20 agents (3 A, 3 B et 14 C). Le service facturier comprend 9 agents, dont le responsable assure l’animation, l’organisation et le contrôle de l’activité.

1. Assurer le pilotage opérationnel du service facturier

• Organiser et superviser l’activité quotidienne du service facturier afin de garantir la continuité du service et le respect des délais réglementaires de paiement ;

• Répartir les charges de travail entre les agents, en tenant compte des contraintes de service, des absences et des périodes de forte activité ;

• Mettre en œuvre et ajuster l’organisation du télétravail ;

• Animer les réunions d’équipe, fixer les priorités et assurer le suivi des actions décidées ;

• Assurer un reporting régulier auprès de l’agent comptable et du responsable du pôle dépenses.

2. Mettre en œuvre et sécuriser le contrôle de la dépense

• Superviser la prise en charge comptable des dépenses traitées par le service facturier, conformément au décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 ;

• Approuver les lots de liquidation issus du SFACT et procéder à leur intégration comptable dans ORION ;

• Mettre en œuvre le dispositif de contrôle interne comptable applicable aux dépenses ;

• Réaliser des contrôles a posteriori par échantillonnage sur les dépenses prises en charge ;

• Assurer la traçabilité des contrôles et formaliser les constats et actions correctrices.

3. Assurer le traitement des factures et la relation avec les acteurs internes et externes

• Piloter le suivi de la boîte fonctionnelle du service facturier et organiser les réponses aux sollicitations des fournisseurs ;

• Centraliser et analyser les dysfonctionnements signalés par les services prescripteurs et proposer des actions correctrices ;

• Télécharger et intégrer les factures issues de Chorus Pro dans l’application ORION ;

• Mettre à disposition les pièces comptables nécessaires aux liquidations directes ;

• Gérer les suspensions et rejets de factures en lien avec le service facturier et les unités de gestion.

4. Analyser l’activité et produire des outils de pilotage

• Élaborer, formaliser et mettre à jour les procédures du service facturier ;

• Accompagner les services prescripteurs dans l’appropriation des procédures et vérifier leur correcte application ;

• Réaliser des contrôles statistiques exhaustifs sur les pièces en cours de traitement (services faits non certifiés, factures non reçues, avoirs) ;

• Produire et diffuser des états mensuels à destination des services prescripteurs ;

• Construire, suivre et analyser des indicateurs de performance : délai global de paiement, délai de prise en charge comptable, délai de certification, volumes de dépenses traitées et taux de rejet.

5. Contribuer à l’amélioration continue et à l’accompagnement du changement

• Identifier les axes d’amélioration des processus de traitement de la dépense ;

• Accompagner la mise en œuvre des évolutions organisationnelles et procédurales liées au fonctionnement en mode service facturier ;

• Sensibiliser les acteurs internes aux enjeux de qualité comptable et de respect des délais de paiement ;

• Participer à la fiabilisation des travaux réalisés en amont par les services centraux et les unités de gestion.

6. Prendre en charge des dépenses spécifiques

• Assurer le contrôle et la liquidation des loyers ;

• Assurer le contrôle et la liquidation des dépenses liées aux déplacements des personnels ;

• Garantir la conformité juridique, budgétaire et comptable de ces dépenses et rendre compte au responsable du pôle dépenses.

·         Connaître les règles de la comptabilité publique en mode GBCP, notamment l’instruction comptable M9 (nouvelle instruction commune BOFIP-GCP-16-0006 du 25/04/2016)

·         Connaître la comptabilité générale

·         Connaître le cadre institutionnel des établissements publics nationaux, l’environnement juridique, l’organisation et le fonctionnement des Œuvres universitaires ;

·         Connaître les règles applicables à l’exécution de la dépense publique dont celles relatives aux marchés publics

·         Savoir utiliser les applications ORION NG et Garone

·         Faire preuve de rigueur et de méthode

·         Savoir rendre compte et respecter la confidentialité

·         Avoir une appétence pour le travail en équipe