Assistant d'accueil et de secrétariat en hébergement - résidence Budos H/F

Sous l’autorité hiérarchique de la Direction du site hébergement , l' assistant.e d'accueil et de secrétariat a pour principale mission d'assurer la gestion locative et administrative, accueil du public de la résidence universitaire Budos.

Activités principales :

Sous l’autorité de la responsable d’accueil et gestion locative :

• Prend en charge la constitution et le suivi personnalisé des dossiers locatifs des étudiants, en liaison avec les différents services du CROUS

• Gère les demandes d’adhésion au dispositif de cautionnement institutionnel (Visale Garantme).

• Assure l’interface avec le pôle logement pour la gestion des réservations et des logements disponibles à la location : départs, logements bloqués pour travaux, suivi des occupations par contingent.

• Accueille, informe, oriente et facilite la vie des étudiants : accueil physique et téléphonique, réponse aux courriels.

• Tient un tableau de bord des entrées et sorties des logements à transmettre aux agents de service en charge des états des lieux dans les logements.

• Procède à la gestion locative sur l’applicatif métier (Heberg) : enregistrement des arrivées, des droits constatés (occupations et prestations), préparation des remboursements des provisions et anticipations.

• Gestion du contentieux : envoi des injonctions 1 et 2, déclaration et suivi des mises en jeux au cautionnaire

• Réalise les opérations de clôture journalière, mensuelle, changement de date comptable.

• Prend le relais sur les autres résidences en cas d’absence des collègues

• Procède à la facturation des contingents si besoin (maison de l’Europe, Crijna)

• Gère le paramétrage de la brique « Mes RDV », assure le suivi des RDV d’entrée et de

• sortie planifiés par les étudiants, pour transmission aux agents de service

• Transmets les fiches de perte des moyens d’accès (clés et badges) à la personne en charge du suivi.

• Paramètre les badges des étudiants et badges de parking.

• Participe aux visites hygiène et complète le tableau de suivi.

• Rend compte et alerte la responsable gestion locative en cas de besoin

• Fermeture à clé et mise sous alarme des locaux si besoin

Conditions d'activité: 1593H annuelles selon planning transmis (roulement jusqu’à 18h ou 19h)

45 minutes de pause déjeunée

Conditions de recrutement:

CDD à partir du 1er février

Rémunération: 1823 euros brut par mois

Connaissances professionnelles:

• Maîtrise des technologies de communication et de gestion : logiciels métiers et de

• bureautique (Pack office)

• Maîtrise de l’expression écrite et orale,

• Connaissance souhaitée d’une deuxième langue,

• Connaissance des techniques d’accueil et de communication,

• Capacité d’adaptation aux différents profils de public : étudiants en difficulté financière,

• sociale ou psychologique (rupture familiale), étudiants affectés en logement adapté

• Connaissance des règles d’hygiène, de santé et de sécurité en vigueur,

• Autonomie, réactivité, capacité d’adaptation, savoir rendre compte

Compétences relationnelles:

• Capacité d’adaptation aux différents profils de public : étudiants en difficulté financière, sociale ou psychologique (rupture familiale), étudiants affectés en logement adapté,

• Autonomie, réactivité, capacité d’adaptation, savoir rendre compte