Assistant d'accueil et de secrétariat en hébergement H/F

📢 Offre d’emploi – Assistant·e d’accueil et de secrétariat (CDD sur poste permanent vacant)

🗓 Contrat : CDD du 3 novembre 2025 au 30 janvier 2026 (reconductible)
💰 Rémunération : 1 800 € brut par mois
📍 Lieu : Site d’hébergement – [nom du site ou de la ville à compléter]
⏰ Temps de travail : Temps plein

🏢 Mission

Sous l’autorité hiérarchique de la Direction du site d’hébergement, et placé·e sous la responsabilité directe de la responsable d’accueil et gestion locative, l’assistant·e d’accueil et de secrétariat contribue au bon fonctionnement de l’accueil et de la gestion locative du site.
Il/elle assure l’information des étudiants, la gestion administrative des logements et le suivi des opérations locatives au quotidien.

🎯 Principales activités

🤝 Accueil et information du public

• Accueillir, informer et orienter les étudiants (accueil physique et téléphonique).

• Répondre aux courriels et assurer le suivi des demandes.

• Garantir la qualité du premier contact et la satisfaction des résidents.

📂 Gestion administrative et locative

• Traiter les dossiers locatifs sur les applicatifs métiers (Heberg, H3Web, Ebail) :

  • Enregistrement des occupations, droits constatés, encaissements CAF.

  • Gestion des remboursements (anticipations, provisions, indus CAF).

• Émettre les factures (conventions, dégradations, prestations diverses).

• Réaliser les clôtures journalières et mensuelles.

• Assurer les relances débiteurs via POWOW (injonctions, mises en jeu de cautionnaires).

• Traiter les demandes d’adhésion aux dispositifs de cautionnement (Visale, Garantme).

• Déclarer les impayés et informer les garants physiques.

• Constituer et transmettre les dossiers d’impayés au service contentieux.

🏘 Suivi des logements et coordination interne

• Assurer l’interface avec le pôle logement : réservations, logements bloqués pour travaux, suivi des contingents.

• Tenir à jour les tableaux de bord des entrées et sorties des logements pour transmission aux agents de service.

• Paramétrer et suivre la brique « Mes RDV » (planification des entrées/sorties).

• Gérer les fiches de perte de moyens d’accès (clés, badges).

• Paramétrer les badges et gérer les places de parking.

📊 Suivi, hygiène et reporting

• Participer aux visites hygiène et compléter le tableau de suivi.

• Rendre compte à la responsable gestion locative et alerter en cas de besoin.

• Assurer la fermeture et la mise sous alarme des locaux si nécessaire.

🕒 Conditions d’activité

• Horaires variables selon planning :

  • Ouverture du site à 8h.

  • Permanences jusqu’à 18h ou 19h, selon roulement.

• Travail en équipe, en lien direct avec les étudiants et les services internes.

Connaissances professionnelles:

• Maîtrise des nouvelles technologies de communication, de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique…),

• Maîtrise de l’expression écrite et orale,

• Connaissance souhaitée d’une deuxième langue,

• Connaissance de l’organisation intérieure de l’unité d’affectation et de son environnement (réseaux d’eau, de gaz, de chauffage, d’électricité ; implantation du matériel de sécurité),

• Connaissance des techniques d’accueil et de communication,

• Connaissance des règles d’hygiène, de santé et de sécurité en vigueur,

• Connaissance des problèmes du milieu étudiant

• Connaissance des moyens de lutte contre l’incendie,

• Connaissance des types de réponses adaptées aux différentes situations rencontrées,

• Notions de secourisme,

Compétences relationnelles:

• Capacité d’adaptation aux différents profils de public : étudiants en difficulté financière, sociale ou psychologique (rupture familiale), étudiants affectés en logement adapté,

• Autonomie, réactivité, capacité d’adaptation, savoir rendre compte