Gestionnaire distribution automatique H/F

En lien avec la direction de la commande publique et avec le directeur de l’Unité Centrale d’Assemblage, vous supervisez l’exploitation du parc de la distribution automatique de l’Université de Lille (250 distributeurs confiés à un prestataire et 12 distributeurs d’ultra frais approvisionnés par le Crous).

Vos missions :

Pilotage et coordination contractuelle

• Gérer la relation fournisseur de 1er niveau sur son périmètre de compétences

• Organiser et suivre l’exploitation d’un parc de distributeurs : disponibilité, propreté, qualité des produits, respect des contrats

• Être l’interlocuteur principal du prestataire externe : faire le lien entre le prestataire et l’organisme (établissement, CROUS, direction, services internes UCA)

• Suivi et gestion du contrat : veiller au respect des obligations contractuelles (fréquence d’approvisionnement, maintenance, nettoyage, hygiène, sécurité, qualité des produits, disponibilité des machines).

• Constater le service fait et vérifier, auprès des services bénéficiaires/utilisateurs, la réception dans les délais, la qualité et la quantité, définis dans la commande, des biens et service

• Interface avec les services internes pertinents (achats, marchés, budget, UCA, hygiène...) 

Suivi qualité, conformité, hygiène et sécurité

• Veiller à ce que le prestataire respecte les règles d’hygiène, de sécurité alimentaire, de conservation des produits, la conformité réglementaire (normes HACCP, chaîne du froid, entretien, nettoyage, sécurité électrique, etc.).

• Contrôler régulièrement l’état des machines (propreté, bon fonctionnement, vérification des températures, respect des DLC, propreté des espaces autour des machines, etc.). 

• Vérifier les interventions d’approvisionnement et de maintenance (vérification des tournées, priorisation des pannes, suivi des tickets)

• Recevoir et qualifier les incidents (pannes, blocages, ruptures de produits), déclencher les interventions des techniciens suite aux signalements de l'UL, vérifier la remise en service des automates, vérifier la mise en veille des DA, assurer le suivi des analyses bactériologiques

• Mettre en place des indicateurs de qualité / performance : taux de fonctionnement des machines, fréquence des pannes, nombre de réclamations usagers, disponibilité des produits, rotation des stocks, satisfaction des utilisateurs, etc.

Suivi de l’offre et politique d’achat 

• Définir ou valider l’offre de produits disponible en lien avec le service achat et l'UCA: snacks, boissons, produits ultrafrais, options adaptées aux étudiants / usagers.

• Collaborer avec le service achats / marchés et UCA pour élaborer les renouvellements, des fournisseurs ou catégories de produits.

• Gestion / reporting :  proposer des ajustements d’implantation ou de gamme produits, préparer des tableaux de bord (taux de disponibilité, taux de panne, identification des DA), contribuer au bilan de l’exécution des marchés

• Ajuster l’offre en fonction des retours utilisateurs, des flux, des périodes (examen, vacances, affluence), des contraintes règlementaires ou de politique interne (gaspillage, hygiène, tarifs..).

Suivi budgétaire, financier, reporting et pilotage stratégique

• Suivi des indicateurs financiers/économiques : suivi des recettes, des redistributions de la part CA à l'université,

• Reporting périodique : sur le fonctionnement des distributeurs, la qualité, la consommation, la satisfaction des usagers, les incidents.

• Proposition d’améliorations / évolutions de l’offre ou des modalités de contrat : adaptation des prestations, diversification des produits, ajustement des lieux/implantations, modification des fréquences d’approvisionnement ou d’entretien.

• Assurer l’interface avec l'université sur le plan technique : traitement des réclamations, information en cas de panne ou d’intervention, suivi de la satisfaction

• Gérer le cas échéant les inventaires (tangibles, intangibles, seuils, plafonds, politique de consommation…)

• Réalisation des rapports à destination de l'Université sur le suivi budgétaire et Organisation des réunions de suivi

Interface usagers / service et gestion des retours, réclamations, satisfaction

• Être le point de contact interne pour les usagers : recueillir les retours, les réclamations, les suggestions concernant les distributeurs (pannes, propreté, qualité des produits, offre, prix, horaires d’accès, emplacement, hygiène, accessoires gobelets, etc..).

• Transmettre ces retours au prestataire et suivre les actions correctives ou les ajustements et appliquer, établir, communiquer et suivre l'application des pénalités prévues.

• Communiquer avec l’acheteur sur l’exécution du marché. Contribuer à l’amélioration de l’exécution des marchés en participant aux réunions de bilans marchés

Audit, évaluation 

• Réaliser des audits périodiques : nombre et répartition des machines, fréquentation, rotation des produits, type d’offre, emplacement, propreté, fréquentation, rentabilité, correspondance entre offre et demande, usage des machines.

• Proposer des ajustements stratégiques : réimplantation, ajout ou retrait de machines, diversification de l’offre, amélioration des services, renégociation du contrat prestataire, adaptation aux évolutions réglementaires, aux besoins des usagers ou aux objectifs internes (économiques, qualitatifs, RSE).

Connaissances :

Informatique,

Hygiène, santé et sécurité au travail,

Marchés publics,

Utilisation des logiciels « métiers »,

Utilisation des EPI,

Gestuelle et ergonomie.

Connaissance des réglementations et recommandations en vigueur (INCO, EGAlim 2, AGEC, GEM RCN, PNNS…)

Compétences opérationnelles :

Maîtrise de la règlementation en matière d’hygiène alimentaire et des normes de sécurité en vigueur

Connaissance des techniques de conservation, de conditionnement, de reconditionnement et d'assemblage,

Connaissance du secteur de la distribution automatique

Compétences comportementales :

Réactivité

Loyauté

Disponibilité

Adaptabilité

Fiabilité

Rigueur

Capacité d’anticipation

Sens des initiatives

Sens du relationnel

Qualités de représentation