Gestionnaire Dossier Social Étudiant H/F

Au sein d’une équipe de 19 personnes, ce poste occupe au cœur des services de de la vie étudiante une position clé. Il permet notamment d’attribuer aux étudiants des aides financières, lesquelles contribueront à l’amélioration de leurs conditions de vie et ainsi, à leur réussite dans leurs études.

Ce poste nécessite une application rigoureuse de la réglementation et des consignes données pour le traitement des dossiers par les supérieurs hiérarchiques. Cette activité exige le respect des délais dans l’instruction des dossiers, est soumis à des objectifs qualitatifs et de productivité afin que les étudiants perçoivent l’aide à laquelle ils ont droit dès la rentrée universitaire.

Missions :

• Assurer l’instruction des Dossiers sociaux étudiants (demandes de bourse de l’enseignement supérieur) ;

• Assurer la mise en paiement des bourses de l’enseignement supérieur ;

• Assurer la mise en œuvre des décisions relatives à la non-assiduité des étudiants ;

• Assurer l’accueil physique des étudiants et de leurs familles ;

• Répondre aux courriels reçus des étudiants par l’intermédiaire du portail de la vie étudiante : messervices.etudiants.gouv.fr

Activités principales :

Assurer le traitement des dossiers de demande de bourses de l’enseignement supérieur dans l’application informatique OLAFE

• Analyser et vérifier les différentes données contenues dans les dossiers et déterminer les droits à bourse conformément à la réglementation ;

• Réviser des dossiers en cas de modification des charges de la famille ou en cas de changement de situation indiqué par l’étudiant ;

• Codifier les décisions d’attribution ou de rejet, valider et enregistrer les saisies ;

• Procéder à l’envoi des notifications d’attribution conditionnelle de bourse.

Assurer la mise en paiement des bourses de l’enseignement supérieur

• Procéder à la vérification des remontées informatiques d’inscriptions ;

• Procéder à la vérification et à la correction si nécessaire des mises en paiement figurant sur les listes d’anomalies émanant de l’interface Apogée/OLAFE ;

• Codifier les décisions définitives d’attribution ou de rejet de bourses ;

• Valider et enregistrer les saisies sur la base d’application OLAFE ;

• Procéder à l’envoi des notifications d’attribution définitive de bourse et des notifications de rejet.

Activités liées aux contraintes et/ou à l’initiative de l’agent

• Appliquer rigoureusement les instructions et les consignes données pour le traitement des dossiers et le paiement des aides ;

• Participer à l’envoi des documents dans les établissements lors de la campagne de constitution des dossiers de demande de bourse et de logement ;

• Assurer l’information dans les établissements d’enseignement lors des journées portes ouvertes ou lors des campagnes de communication

Contraintes liées au calendrier universitaire.

CDD de 7 mois.

Les compétences professionnelles et la technicité (formation interne assurée) :

• Maîtrise technique du domaine d’activité ;

• Connaissance de l’environnement professionnel et capacité à s’y situer ;

• Connaissance réglementaire du domaine et application rigoureuse de la réglementation des bourses d’enseignement supérieur ;

• Qualités d’expression écrite et orale.

La contribution à l’activité du service :

• Capacité à partager l’information, à transférer les connaissances et à rendre compte ;

• Sens des responsabilités, capacité de travail ;

• Mettre en œuvre des procédures et des règles ;

• Sens du service public et conscience professionnelle ;

• Capacité à respecter l’organisation collective du travail et entraide au sein de l’équipe ;

• Rigueur et efficacité (fiabilité et qualité du travail effectué, respect des délais, des normes et des procédures, sens de l’organisation, sens de la méthode, attention portée à la qualité du service rendu).

Les capacités professionnelles et relationnelles :

• Autonomie, capacité d’analyse, discernement et sens des initiatives dans l’exercice de ses attributions ;

• Utilisation aisée des outils informatiques ;

• Capacité à exécuter ses missions quasi-exclusivement sur ordinateurs (gestion dématérialisation des dossiers) ;

• Capacité d’adaptation et à travailler en équipe ;

• Aptitudes relationnelles (avec le public et dans l’environnement professionnel), notamment maîtrise de soi.

Ponctualité et respect des horaires en particulier lors des plages relatives à l’accueil des étudiant.