Gestionnaire accompagnement social et financier H/F

Auprès du service des Aides Financières aux étudiants (18 personnes) et du service social (24 personnes), vous êtes au cœur de l’accompagnement social et financier permettant l’autonomie et la réussite des étudiants les plus fragiles.

Vous attribuez notamment aux étudiants des aides financières, lesquelles contribueront à l’amélioration de leurs conditions de vie et ainsi, à leur réussite dans leurs études. Dans une logique de complémentarité au service des usagers, vous gérez des dossiers de bourses durant la période d’instruction d’avril à septembre, accueillez et orientez des usagers en travaillant étroitement avec les assistantes sociales, pendant l’autre partie de l’année (octobre à mars). Ces missions s’inscrivent dans un même objectif : l’accompagnement administratif et social des publics en situation de besoin ou de demande d’aide.

Cette mission nécessite une compréhension de la réglementation pour le traitement des dossiers ainsi que le respect des délais dans l’instruction des dossiers afin que les étudiants perçoivent l’aide financière dès la rentrée universitaire.

Ce poste est à l’interface de nombreux interlocuteurs, tant à l’interne qu’à l’externe et au cœur de l’accompagnement social en travaillant étroitement avec les assistantes sociales.

Tout au long de l’année, vous serez en capacité d’accueillir le public, parfois difficile, de savoir travailler en équipe et de participer aux journées portes ouvertes ou salons en allant au-devant des étudiants.

Le/la gestionnaire :

• Facilite la continuité du suivi des usagers, en articulant traitement administratif des demandes de bourses et appui au travail du service social

• Assure un premier niveau d’accueil et d’information, permettant d’orienter efficacement les usagers vers les dispositifs adaptés (bourses, aides diverses, accompagnement social)

• Contribue à une vision globale des situations, favorisant la détection de besoins sociaux complémentaires lors de l’instruction des dossiers

• Garantit une circulation fluide de l’information entre les usagers et les différents services du Crous, dans le respect du cadre réglementaire et de la confidentialité

Ainsi, la polyvalence du poste permet :

• D’améliorer la qualité du service rendu

• De renforcer la cohérence du parcours des usagers

• Et de soutenir efficacement l’accompagnement social

Principales missions

• Accueil et information des étudiants et de leurs familles soit accueil physique, par mail, par téléphone.

En lien avec les aides financières aux étudiants : d’avril à septembre

• Assurer l’instruction des Dossiers Sociaux Etudiants (demandes de bourse de l’enseignement supérieur)

• Assurer la mise en paiement des bourses de l’enseignement supérieur

• Répondre aux courriels reçus des étudiants par l’intermédiaire du portail de la vie étudiante : messervices.etudiants.gouv.fr

En lien avec l’accompagnement social : d’octobre à mars

• Renseigner le public étudiant, savoir l’orienter vers une assistante sociale, vers un service interne ou extérieur au Crous.

• Travailler en relation avec les assistantes sociales (appui administratif et gestion des rdv)

Activités principales :

Accueil et orientation du public

• Accueil et information du public soit accueil physique, par mail, et pour le service social, par téléphone

• Renseigner le public étudiant sur les différents dispositifs (aides financières et sociales), savoir l’orienter vers une assistante sociale, vers un service interne ou extérieur au Crous.

• Participer et tenir le stand du Crous aux différentes manifestations en accueillant les étudiants et leur famille : Salons de l’étudiant, Journées Portes Ouvertes sur différents sites du Nord-Pas de Calais

En lien avec les aides financières

Assurer le traitement des dossiers de demande de bourses de l’enseignement supérieur dans l’application informatique OLAFE

• Analyser et vérifier les différentes données contenues dans les dossiers et déterminer les droits à bourse conformément à la réglementation en vigueur

• Réviser des dossiers en cas de modification des charges de la famille ou en cas de changement de situation indiqué par l’étudiant

• Codifier les décisions d’attributions conditionnelles et définitives ou de rejets, valider et enregistrer les saisies sur OLAFE

• Procéder à l’envoi des notifications d’attribution conditionnelle de bourse

Assurer la mise en paiement des bourses de l’enseignement supérieur 

• Procéder à la vérification des remontées informatiques d’inscriptions administratives de la part des Etablissements d'enseignement

• Procéder à la vérification et à la correction si nécessaire des mises en paiement figurant sur les listes d’anomalies émanant de l’interface Apogée/Pégase et OLAFE

En lien avec l’accompagnement social

Travail en relation avec les assistantes sociales :

• Gérer les plannings et tableaux de permanences, prises de rdv étudiant et personnel ;

• Prise de rendez-vous AS et gestion de la boite mail générique du service social ;

• Participer et analyser la diffusion de l’information vis-à-vis du public et de l’assistante sociale ;

Contribuer au fonctionnement des missions du Crous en interface avec les autres services du Crous et des partenaires extérieurs

• Assurer la prise en charge des dossiers ponctuels et suivi particulier ;

• Suivi et transmission des dossiers nécessitant l’avis social (frappe de compte rendus, courriers et notes confidentielles, enquête CNOUS, rapports divers).

Avantage :

• Remboursement transport à 75%

• Mutuelle

• Action sociale

• Télétravail possible après plusieurs mois d’activité (1 à 2 jours selon le service d’affectation)

La gestion des congés ainsi que les modalités de télétravail seront gérés selon les contraintes et spécificités des 2 services d’affectation.

Connaissance :

• Maîtrise technique du domaine d’activité ;

• Maitrise des logiciels métiers OLAFE, SAGA, DAE, AGLAE et briques RDV et logiciels de bureautique. Capacité à exécuter ses missions quasi-exclusivement sur ordinateur (gestion dématérialisation des dossiers) ;

• Connaissance de l’environnement professionnel et capacité à s’y situer;

• Connaissance des dispositifs d’aide sociale et des bourses

• Connaissance réglementaire du domaine et application rigoureuse de la réglementation des bourses d’enseignement supérieur

• Qualités d’expression écrite et orale.

Compétences opérationnelles :

• Capacité à partager l’information, et à rendre compte ; 

• Sens des responsabilités. Capacité de travail ;

• Compétence en accueil d’un public en difficulté, en écoute et compréhension, savoir gérer les situations de conflits et /ou d’agressivité

• Mettre en œuvre des procédures et de la réglementation ;

• Capacité à respecter l’organisation collective du travail et entraide au sein de l’équipe ;

• Rigueur administrative et efficacité (fiabilité et qualité du travail effectué, respect des délais, des normes et des procédures, sens de l’organisation, sens de la méthode, attention portée à la qualité du service rendu).

Compétences comportementales :

• Autonomie, capacité d’analyse, discernement et sens des initiatives dans l’exercice de ses attributions ;

• Ouverture d’esprit et curiosité professionnelle ;

• Capacité d’adaptation et à travailler en équipe ;

• Savoir gérer les priorités et les urgences ;

• Sens de l’organisation, capacité d’écoute, d’analyse et de traitement de l’information ;

• Aptitudes relationnelles (avec le public et dans l’environnement professionnel), notamment maîtrise de soi ;

• Grande discrétion et sens de la confidentialité ;

• Sens du service public et conscience professionnelle.

Formation interne assurée