Chef (fe) du service Dossier Social Etudiant (H/F) – Crous de Nice-Toulon

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Vie Etudiante du CROUS de Nice-Toulon, le/la Chef(fe) du service DSE assure l’encadrement du service DSE (équipe composée d’une responsable assiduité & CVEC de catégorie B et 7 gestionnaires ou personnel d’accueil de catégorie C).

Dans ce cadre, son rôle consiste à :

- Organiser le travail du service (plannings dont celui de l’accueil physique), définir les priorités de traitement des dossiers et répartir le travail entre les gestionnaires.

- Former et accompagner les personnels en ce qui concerne la règlementation et l’utilisation des logiciels métiers pour la gestion des demandes de bourses et autres aides financières.

- S’assurer du respect par les gestionnaires de la règlementation, des procédures et délais dans l’instruction des dossiers de demande d’aide financière, la résolution des inscriptions et le traitement des messages déposés sur www.messervices.etudiant.gouv.fr (MSE).

- Suivre de manière hebdomadaire l’activité de chaque gestionnaire sur le plan qualitatif et quantitatif

- Organiser l’accueil physique et planifier les rendez-vous sur Mes RdV. Soutenir les agents en cas de difficulté à l’accueil et intervenir.

- Recruter et encadrer les étudiants embauchés pendant l’été.

Les missions principales du/de la Che(fe) de service DSE sont les suivantes :

- Gérer les liquidations des bourses, assurer le suivi des crédits et communiquer au Rectorat la répartition des crédits à opérer entre bourses et compléments Mérite.

- Traiter les habilitations à recevoir des boursiers reçues du Ministère et tenir à jour les nomenclatures des établissements et des formations sur le logiciel OLAFE.

- Habiliter les utilisateurs à OLAFE, SVEN, ELSAé et MSE et faire la revue d’habilitations des logiciels dont il/elle est Administrateur régional.

- Pratiquer le veille règlementaire concernant son domaine d’activité et diffuser les consignes du CNOUS.

- Mettre en œuvre et assurer le suivi du contrôle interne sur le traitement du DSE et des liquidations.

- Superviser la gestion du contrôle d’assiduité (suspensions de bourse, ordres de reversement et contestations afférentes).

- Examiner les recours gracieux et transmettre au Rectorat les projets de réponse.

- Communiquer au Rectorat les éléments de réponse pour les recours contentieux.

- Répondre aux demandes d’informations du Médiateur académique.

- Signaler les anomalies sur Tick’it pour OLAFE et MSE et assurer toutes remontées demandées par le CNOUS.

- Acquérir une expertise sur les INES (n° d’identifiant étudiant).

- Organiser sous l’impulsion du service Communication la tenue du stand CROUS aux différents salons, forum ou portes ouvertes.

Dans le cadre des relations internes ou externes, le/la Chef(fe) DSE :

- Est l’interlocuteur(trice) du service social du CROUS pour les dossiers d’aide spécifique annuelle, les évaluations sociales et la gestion des dossiers complexes.

- Répond aux sollicitations des scolarités des 2 Universités de l’académie, des autres établissements d’enseignement supérieur, des lycées et des services du Rectorat

- Accompagne les utilisateurs de SVEN dans les opérations qu’ils ont à effectuer sur le logiciel

- Est le/la correspondant(e) de la plateforme téléphonique Sud-est (diffusion des informations et suivi du traitement des signalements).

- Est un(e) des deux référent(e)s de l’Aide Sociale à l’Enfance des 2 Conseils départementaux.

Environnement professionnel et conditions d'exercice de l'activité :

• Lien internes : Direction générale, Agence comptable, directrice Vie Etudiante, service Social, service Logement.

• Liens externes : CNOUS, Ministère, Rectorat, établissements d’enseignement supérieur, consulats, étudiants.

• Contraintes particulières de travail :

- Intensité de l’activité annuelle fluctuant en fonction du calendrier de traitement des bourses

- Intervention possible 2 samedis par an pour représenter le Crous à des salons, forums, portes ouvertes

• Deux jours de télétravail par semaine possibles lorsque l’agent sera pleinement opérationnel.

Savoirs :

- Fonctionnement et missions des CROUS et des établissements d’enseignement supérieur

- Règlementation des aides sociales aux étudiants et cursus de l’enseignement supérieur

Savoir-faire :

- Maîtrise des fonctions avancées des logiciels Excel et Word

- Capacité d’apprentissage rapide des logiciels métiers spécifiques : OLAFE, MSE, Mes RdV etc.

- Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe

- Capacité de compréhension et esprit d’analyse

- Rigueur et organisation

- Management intermédiaire, animation d’équipe

- Prise de parole en public

- Animation de réunion

Savoir être :

- Grande réactivité

- Curiosité intellectuelle et capacités d’adaptation au changement

- Capacité à rendre compte

- Qualités relationnelles avec les étudiants et capacités d’accueil du public (sens de l’écoute, calme et diplomatie pour gérer les situations d’agressivité).

- Aptitude à travailler en équipe avec des partenaires internes et externes et à partager les informations

- Discrétion professionnelle.