Chargé de gestion RH assistant en gestion administrative - Crous Nice Toulon H/F

Missions

Le(la) chargé(e) de gestion RH assure, en lien étroit avec la DRH et l’ensemble du service RH, le suivi du processus de recrutement, des effectifs et de la carte des emplois, la mise en œuvre des processus d’onboarding et d’offboarding ainsi que le suivi des agents et de leurs contrats.

Il(elle) participe à la mise en œuvre des projets, politiques et missions du service des ressources humaines.

Activités

Gestion du suivi du processus de recrutement

-          Fiabiliser les profils de poste conformément au dispositif d’emploi et en lien étroit avec les responsables de service et d’unités de gestion,

-          Contribuer au déploiement et à la structuration du nouveau logiciel de recrutement ATS (Applicant tracking system) et à l’accompagnement des utilisateurs, 

-          Assurer la gestion du logiciel de recrutement ATS : suivi des demandes de recrutement, de la diffusion des offres d’emploi, de l’avancée des processus de recrutement, des droits d’accès, etc.

-          Assurer la gestion des publications internes et externes (Choisir le service public) des postes vacants,

-          Constituer les dossiers préparatoires au recrutement en appui des gestionnaires paie,

-          Développer, mettre à jour et suivre des tableaux de suivi et outils d’analyse,

-          Contribuer à l’amélioration du processus de recrutement.

Mise en œuvre du processus d’onboarding

En lien étroit avec les responsables de service et d’unités de gestion :

-          Participer à l’établissement des contrats,

-          Assurer la gestion et le suivi des visites médicales d’embauche,

-          Assurer la gestion et le suivi des parcours d’intégration, en collaboration avec le(la) responsable de formation (voir Contribution au plan de développement des compétences),

-          Contribuer à la définition et à l’amélioration du processus d’onboarding.

Suivi des agents et de leurs contrats

En lien étroit avec les responsables de service et d’unités de gestion :

-          Assurer la gestion et le suivi des contrats, des fiches d’appréciation, des renouvellements, etc.,

-          Assurer la gestion et le suivi des visites médicales des agents,

-          Participer à la gestion des entretiens professionnels et entretiens de formation,

-          Participer à l’accompagnement des agents dans leurs parcours professionnel en appui du responsable formation (voir Contribution au plan de développement des compétences),

Mise en œuvre du processus d’offboarding

-          Assurer l’établissement des documents de fin de contrat,

-          Contribuer à la définition et à l’amélioration du processus d’offboarding.

Participation au suivi des effectifs et de la carte des emplois

En cohérence avec les missions de suivi des recrutements – onboarding et offboarding, mettre à jour et suivre les tableaux de suivi et outils d’analyse : dispositifs d’emplois, base de données maquette budgétaire, etc.

Contribution au plan de développement des compétences

En collaboration avec le(la) responsable formation, concernant en particulier les formations intégrées aux parcours d’intégration :

-          Participer à la définition des parcours d’intégration et, en lien, à l’élaboration du plan de formation,

-          Contribuer à l’élaboration du cahier des charges des formations intégrées aux parcours d’intégration,

-          Assurer la mise en œuvre opérationnelle des parcours d’intégration et contribuer à l’organisation des formations : établissement et suivi du planning de formation, lancement des appels à candidature, gestion des candidatures, des documents de stage et des déplacements, etc.,

-          Recueillir les demandes et besoins des agents, de leurs managers et des représentants du personnel, notamment par l’analyse des entretiens d’évaluation,

-          Assurer la gestion du SIRH module formation, la traçabilité et le reporting relatifs à la mise en œuvre des formations intégrées aux parcours d’intégration,

-          Assurer la communication des bons de commande et l’établissement des services faits, en lien avec le service financier

Participation à la gestion des apprentis et des stagiaires (structuration en cours)

En lien étroit avec le(la) responsable formation :

-          Participer au recrutement administratif des apprentis,

-          Participer au suivi des contrats d’apprentissage dont gestion des absences et suivi pédagogique,

-          Participer à l’établissement des conventions de stage et au suivi des stagiaires.

Participation à la mise en œuvre des projets, politiques et missions du service :

-          Participer aux réunions de service et réunions de travail du service,

-          Participer à la formalisation des processus et procédures,

-          Participer à l’établissement du bilan social et autres recueils de données,

-          Contribuer aux missions du service et de son équipe sur l’ensemble de son champ d’action (paie, carrière, recrutement, action sociale, formation, dialogue social, communication interne, etc.).

Activités éventuelles

-          Participation aux projets relatifs aux domaines de la QVCT – Egalité professionnelle

Autonomie et responsabilités

Chargé(e) :

-          Du suivi du processus de recrutement,

-          De la mise en œuvre du processus d’onboarding, dont établissement de contrats, gestion des visites médicales et des parcours d’intégration,

-          Du suivi des agents et de leurs contrats, dont participation à l’accompagnement des agents dans leurs parcours professionnel en appui du responsable formation,

-          De la mise en œuvre du processus d’offboarding, dont établissement des documents de fin de contrat,

-          De contribuer au suivi des effectifs et de la carte des emplois.

Evolutions du poste :

-          Evolution possible des contours du poste à prévoir dans le cadre :

o   de la poursuite du déploiement territorial des actions de formation par le déploiement de bassins inter-Crous de formation,

o   de la poursuite du déploiement du SIRH RenoiRH module Formation et de l’ATS Eolia,

o   du développement d’une démarche de gestion des emplois et des parcours professionnels

-          Evolution possible du poste concernant les activités annexes

Niveau de formation requis

BAC+2/3

Formations et qualifications nécessaires.

Ressources humaines

Expérience indispensable d'au moins 3 ans en gestion du personnel, recrutement et/ou formation / développement des compétences

Compétences nécessaires :

Compétences opérationnelles

-          Connaissances du statut général des agents publics et des règles de gestion des ressources humaines,

-          Connaissance des dispositions règlementaires de la formation professionnelle dans la fonction publique

-          Connaissance de la démarche de gestion des emplois et des parcours professionnels

-          Capacité à analyser et traduire en termes de formation les besoins et évolutions des métiers

-          Maitrise de la gestion de bases de données et tableaux de bord

-          Maîtrise du SIRH et applicatifs en lien, des logiciels bureautiques (Excel, Word notamment)

Compétences relationnelles

-          Organisation, rigueur et méthode

-          Capacité à travailler en équipe et sur plusieurs projets en parallèle

-          Réactivité, autonomie

-          Esprit d’initiative, capacité d’adaptation et goût pour l’innovation

-          Sens de l’écoute et pédagogie

-          Loyauté, discrétion et sens de la confidentialité

-          Sens du service public

Compétences managériales

-          Capacité à travailler en transversalité