Assistant de gestion Faculty Club de Nice et groupes d'été Crous Nice-Toulon H/F

Missions principales :

Poste placé sous l’autorité du Directeur académique de l'hébergement et du Responsable du Faculty Club :

• Accueille le public et participe à l’administration et à la gestion d'une structure à fonctionnement hôtelier

• Participe à la gestion des groupes d'été accueillis sur les résidences universitaires

• Peut réaliser des missions transversales dans le domaine de l'hébergement sur demande de la direction générale du Crous

Activités principales :

Double mission Faculty Club de Nice et groupes d'été : la répartition de ces missions sera fonction des besoins du service

• Accueille et facilite la vie des occupants du Faculty club (contact, information, orientation, courrier, formalités administratives, remise de badge, réclamations …)

• Participe à la réalisation de la planification des logements et veille à l'occupation optimum de la structure

• Assure la logistique hôtelière de la résidence: gestion du linge, des produits d'entretien, des fournitures etc

• Assure la préparation et l'accompagnement des arrivées et départ et assure les états des lieux d’entrée et de sortie relatifs

• Accueille les entreprises et suit la réalisation des prestations fournies

• Participe aux tâches de gestion administrative et financière du Faculty Participe au suivi et au contrôle de la base de donnée et du stock des badges et de l'état de présence des clés

• Participe à la recherche des produits chez les fournisseurs au marché ou à la demande de devis et rédige des rapports d'analyse des offres pour les besoins du Faculty

• Réalise des inventaires des locaux et matériels et aide au recensement des besoins pour la passation de marchés

• Contribue à l'amélioration du fonctionnement de la structure au travers notamment de propositions d'amélioration

• Veille à la sécurité des personnels  et des biens,

• Contribue à la gestion des situations d’urgence, 

• Peut être amené(e) à remplacer le responsable du Faculty Club sur ses missions

• Contribue à la gestion des demandes de réservation des groupes d'été

• Contribue à la planification et à la gestion administrative et financière des groupes d'été

• Peut être amené à contribuer à l'accueil des groupes d'été sur les résidences des Unités de gestion concernées

• Réalise à la demande de la direction générale toute mission spécifique confiée dans le domaine de l'hébergement

• Peut remplacer un assistant d'accueil et de secrétariat d'une résidence en cas d'absence du titulaire, au sein de l'UG de rattachement

Compétences et connaissances :

• Maîtrise de l'outil informatique et des nouvelles technologies de communication et de gestion (notamment maitrise des bases d'Excel, capacité à s'adapter facilement à un logiciel métier)

• Connaissance des techniques d’accueil et de communication

• Sens développé de l'accueil d'un public spécifique à besoins particuliers: enseignants chercheurs étrangers, parfois avec famille

• Compétences en gestion administrative et financière

• Maîtrise de l’expression écrite et orale

• Obligatoire Pratique fluide de la langue anglaise écrite et parlée

• Capacité à appréhender l’organisation intérieure de la structure et de son environnement (réseaux d’eau, de gaz, de chauffage, d’électricité ; implantation du matériel de sécurité)

• Connaissance des règles d’hygiène et de sécurité en vigueur    

Savoir être :

• Organisation et rigueur

• Réactivité et autonomie 

• Sens du service public et du travail en équipe 

• Sens de l’accueil, de l'écoute, calme et diplomatie

Conditions particulières d'exercice :

• Flexibilité horaire, avec travail possible sur des week-ends pour assurer notamment les états des lieux d'entrée et de sortie au Faculty Club ou dans le cadre de l'accueil de groupes d'été

• Contraintes liées au calendrier universitaire

• Déplacement ponctuel possible sur les résidences des Unités de gestion concernées par l'accueil des groupes d'été

Candidature : joindre obligatoirement une lettre de motivation. Toute candidature sans lettre de motivation ne sera pas considérée.