Assistant(e) d’accueil et secrétariat H/F - Résidence Universitaire de GALLIA

🏘️ Accueil

• Accueil physique, téléphonique et numérique des usagers (résidents, entreprises, partenaires)

• Traitement des demandes, orientation, filtrage, transmission

• Gestion du courrier et des colis

• Suivi des entreprises intervenantes (clés, avis de passage, etc.)

• Diffusion des supports de communication aux usagers

• Relais avec les personnels d’entretien et de maintenance

• Contact avec l’astreinte technique (matin/soir)

• Gestion SSI

🔑 Secrétariat & Gestion locative

• Accueil administratif des résidents (remise des clés, rendez-vous état des lieux)

• Suivi des départs (vérification comptable, états des lieux)

• Mise à jour des plannings (nettoyage, travaux, occupation)

• Gestion des clés et matériel à destination des usagers

• Rédaction de courriers, factures, saisie d’informations

• Traitement de la messagerie des résidences

🚄 Courts séjours

• Gestion des réservations (devis, vérification du statut, etc)

• Accueil (remise des clés, encaissement etc)

• Départs (vérification comptable, transmission à la gouvernante)

🗓️ Relation avec la direction & coordination interservices

• Transmission des demandes de travaux et réparations

• Coordination avec les services administratifs

• Conseil auprès de la Direction (achats, procédures, travaux…)

💰 Mandataire/régie

• Enregistrement comptable des redevances / demandes de remboursement en lien avec le Régisseur.

• Facturation des loyers

• Saisie des encaissements

• Suivi comptable

• Lien régie

• Suivi relance remboursements

❓ Dispositions communes relatives à la continuité et aux nécessités de service public

Dans le cadre de ses missions et lorsque la continuité du service est engagée, l'agent peut être appelé dans la prolongation cohérente de ses activités principales à se voir confier toute autre tâche d’accueil ou administrative.

Dans les cas particuliers de sous-service, ou dans les cas exceptionnels (notamment urgence et remplacement) à exercer des activités relevant du même emploi-type de qualification comparable et sous réserve des aptitudes, des compétences et de formation requise par celui-ci.

Lorsque les fonctions temporairement occupées le justifient, un complément indemnitaire égal à la différence de rémunération de celles-ci avec celles ordinairement occupées par l'agent lui est versé au prorata temporis.

🚨 Poste à temps plein / Horaires : 6h45-14h15 ou 14h15-20h45 ou 8h-12h/13h-16h avec quelques services à assurer les week-ends/jours fériés selon nécessité de service.

🧠 Connaissances

• Connaissance de l’environnement professionnel du Crous (monde universitaire), des règles et procédures d’attribution des logements (dossier résident-règlement intérieur-cautionnement, etc.)

• Connaissance de la structure du parc locatif

• Connaissance du règlement intérieur

• Maîtrise des outils de bureautique (Excel, Word, PDF)

• Langue étrangère souhaitée (anglais en priorité et une 2e langue étrangère vivement souhaitée) : résidence très cosmopolite avec plus de 79 nationalités représentées.

💻 Compétences opérationnelles

• Capacité à prioriser ses tâches et à s’organiser

• Rédaction de comptes-rendus à la direction

• Capacité à gérer les urgences

• Facilité d’apprentissage des applications métier (H3, Réparations, Ebail, Ma Résidence, Visale, GarantMe)

• Habilitation électrique

• Notion de secourisme

• Flexibilité dans les horaires (6h/13h ou 13h/20h avec quelques services à assurer les week-ends en matinée selon nécessité de service)

🤝 Compétences comportementales

• Rigueur, précision et fiabilité

• Confidentialité, discrétion, neutralité et égalité de traitement du public

• Sens du contact et capacité à accueillir un public varié, cosmopolite et exigeant

• Maîtrise de soi et capacité d’adaptation

• Capacité à travailler en équipe et à transmettre l’information