Assistant(e) d’accueil et de secrétariat H/F - Résidences du Neudorf

Sous l’autorité du Responsable Administratif, l’assistant(e) d’accueil et secrétariat est chargé(e) de la gestion de la structure et participe à l’accueil du public.

🔑 Gestion locative

• Gestion des admissions : vérification du dossier, remise des clés et prise de rendez-vous pour l’état des lieux. Remise de l’attestation CAF, du code WIFI et de l’attestation d’hébergement.

• Gestion des clés et du petit matériel à destination des usagers.

• Suivi du départ : après vérification de la situation comptable et consultation du secrétariat, prise de rendez-vous pour l’état des lieux

• Suivi des disponibilités via un fichier partagé et suivi du niveau de remplissage pour éviter le surbooking.

• État des lieux de sortie (EDLS) en renfort selon les procédures établies

• Saisie des demandes de réparations et des factures dans les logiciels métiers.

💸 Gestion comptable

• Mandataire de la régie de l'hébergement (encaissement par TPE, transmission des tickets journaliers et des chèques, saisie des recettes sur H3, classement des tickets CB).

• Transmission mensuelle des documents de gestion réglementaires par voie dématérialisée

• Édition des lettres de rappel.

• Préparation, transmission et suivi des devis et factures d’hébergement

• Saisie des commandes et des bulletins de livraisons.

• Traitements des bons de commande, factures, droits constatés, réductions d'ordre de recettes.

🏠 Accueil

• Accueil physique du public, renseignements (contacts, informations, orientation, etc.)

• Transmission des messages écrits, oraux et téléphoniques

• Gestion de l'ouverture/fermeture des accès aux bâtiments pour les étudiants et intervenants extérieurs

• Participation à la sécurité : contrôle des entrées et les sorties et signalement aux services compétents en cas d'incidents ou d'accidents

🚨 Dispositions communes relatives à la continuité et aux nécessités de service public

Dans le cadre de ses missions et lorsque la continuité du service est engagée, l'agent peut être appelé dans la prolongation cohérente de ses activités principales à se voir confier toute autre tâche d’accueil ou administrative.

❓ Conditions particulières d'exercice

• Poste à temps plein

• Horaires postés :

  • 7h00-12h00/13h00-15h30 horaires matin

  • 12h30-20h00 horaires après midi

• Rémunération brut mensuelle entre 1944e et 1989€

• Si CDD : 1 an potentiellement renouvelable

• Démarrage : le 06/10/2025

🧠 Connaissances

• Connaissance de bases en anglais et souhaitée dans une deuxième langue (espagnol, arabe ou autres)

• Connaissance de la structure du parc locatif

• Connaissance du règlement intérieur

• Connaissance des techniques d’accueil et de communication

• Connaissance des règles d'hygiène, de santé et de sécurité en vigueur.

🎯 Compétences opérationnelles

• Maîtriser les logiciels de bureautique,

• Savoir s’exprimer à l’écrit comme à l’oral

• Savoir écouter et accueillir les étudiants, les familles des résidents et intervenants extérieurs.

• Savoir travailler en équipe

• Savoir gérer ses priorités de manière autonome et savoir rendre compte.

🤝 Compétences comportementales

• Bonne gestion du stress

• Sens de l’organisation

• Capacité d’adaptation

• Discrétion et neutralité dans le traitement des usagers.