Gestionnaire administratif(ve) en marchés publics H/F

💰 Commande publique, sous l’autorité de la responsable du service et en lien direct :

• Préparer et suivre des dossiers administratifs relatifs aux procédures de passation (actes d’engagement, bordereaux des prix unitaires, rapports de présentation, …)

• Assurer la dématérialisation des procédures (saisies des consultations et des avis d’appels publics à la concurrence sur la plateforme de dématérialisation de l’acheteur, mise en ligne des dossiers de consultations des entreprises)

• Suivre les consultations sur le profil acheteur du Crous (additifs, rectificatifs, échanges avec les candidats)

• Réceptionner les plis de manière dématérialisée sur le profil acheteur du Crous

• Ouvrir et analyser d’un point de vue administratif des dossiers de candidatures et d’offres le cas échéant

• Préparer la rédaction des courriers aux candidats non retenus, aux attributaires et titulaires des marchés et les transmettre via le profil d’acheteur

• Communiquer les informations relatives aux notifications des marchés et des accords-cadres et toutes autres données liées à l’exécution des contrats, auprès des titulaires et des interlocuteurs dédiés en interne

• Suivre l’exécution des contrats de la commande publique (préparation d’avenants, de courriers de non-reconduction, de relances éventuelles, …)

• Rédiger des comptes rendus de réunions et/ou des relevés de notes

• Rédiger et mettre à jour des fiches de procédures liées à la commande publique

• Assurer le suivi des demandes internes sur le plan administratif et financier (réabonder les marchés, prolonger les contrats et faire les reconductions tacites dans Orion) et travailler de manière anticipée en lien avec le tableau relatif au taux d’exécution des marchés et des accords-cadres en cours

• Archiver les marchés dans Orion

• Mettre en ligne et actualiser des documents du service sur l’intranet en lien avec la responsable du service

• Tenir à jour différents tableaux de bord en lien avec l’activité du service (suivi des contrats en cours d’exécution et mettre en place de nouveaux outils de partage d’information)

• Participer à l’archivage de documents dans le respect de la réglementation de la commande publique

• Planifier des échéances en lien avec la responsable de service

• Travailler en collaboration avec divers interlocuteurs internes et externes

• Mettre en forme et valoriser des supports écrits

• Créer et mettre à jour des données fournisseurs

💻 Appui fonctionnel aux utilisateurs en autonomie et sous la supervision de la responsable de service :

• Gérer le pôle des achats alimentaires du Crous de Strasbourg, en faisant le lien avec les services supports et opérationnels

• Saisir les marchés et les accords-cadres sur le logiciel de paiement du Crous dans Orion et les accords-cadres de denrées alimentaires dans la BNA (Base Nationale des Articles)

• Mettre à jour les données contractuelles liées à la mutualisation desdits marchés et faire le lien avec les services utilisateurs via la BNA (base nationale des articles)

• Récupérer les documents liés aux marchés nationaux initiés par la centrale d’achats sur l’intranet du réseau et par le Cnous et les classer

• Mettre en place et suivre l’émission des fiches de non-conformité (FDNC) des marchés locaux et nationaux (alimentaires et non alimentaires) via la BNA

🧠 Connaissances :

• Maîtrise de manière autonome des outils bureautiques et leurs fonctions courantes : traitement de texte, messagerie, calendrier Outlook partagé

• Maitrise avancée pour Excel : formules de calcul, tableaux croisés dynamiques

• Compréhension de l’environnement professionnel du domaine d’activité (restauration, hébergement)

• Avoir des notions sur la réglementation en matière de commande publique

• Connaissance des règles budgétaires et comptables des marchés publics

• Analyse et gestion des demandes d’information en fonction de l’environnement de travail

• Planification, préparation et suivi de réunions

• Gestion administrative des marchés : passation, notification, ajustements en cours d’exécution

• Rédaction de notes et de comptes-rendus, alimentation de tableaux de suivi

💻 Compétences opérationnelles :

• Rigueur dans l’exécution des tâches

• Organisation méthodique du travail

• Capacité à adapter son temps de travail face à des sollicitations extérieures

• Capacité de gestion des priorités

• Savoir rendre compte à sa hiérarchie

• Diffuser une information, une publication, communiquer

• Mettre en forme un document

• Organiser une réunion

• Appliquer la réglementation en lien avec la rédaction des pièces administratives des marchés

🤝Compétences comportementales :

• Polyvalence

• Confidentialité

• Esprit d’initiative – proactivité

• Autonomie

• Discrétion

• Ecoute active : appétence pour le travail en équipe

• Avoir un bon sens relationnel