Au sein de la Direction du Patrimoine et du Sports, Il met en œuvre les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du service. Il assure la gestion des finances et des ressources humaines du service, avec des missions déconcentrées au plus près des besoins opérationnels.

Gestion Administrative et vie institutionnelle :

Accueil physique et téléphonique de la direction
Rédactions des décisions communautaires et actes administratifs divers selon les procédures établies (suivi…)
Gestion et suivi du calendrier des instances, des échéances et des documents afférents (informe et relance les interlocuteurs, veille à la conformité des documents transmis)
Assure le classement et l’archivage numérique des documents institutionnels et des documents à partager de la direction
Enregistrement et suivi des courriers entrants et sortants/ réponses aux courriers / mise en forme de courriers / gestion du parapheur / envois
Gestion des agendas, organisation des réunions, réservation des salles
Gestion des ordres de missions
Convocation membres commissions et compte rendus
Gestion des fournitures de bureau et suivi du stock
Prise de note lors des réunions ou commission et compte rendu
Rédaction et mise en forme de documents ou tableaux

Gestion Finances (Assistance des référents finances sur la gestion financière de la direction) :

Contrôle et engagement des devis
Edition des bons de commande et suivi
Virement de crédit sur les lignes
Contrôle des factures fournisseurs et rapprochement
Contact avec les fournisseurs et transmission de bon de commande
Listing des engagements non soldés à contrôler une fois par trimestre et retour aux finances
Faire engagements financiers et suivi
Préparation du budget et saisie ligne par ligne dans logiciel MANTY
Présence aux réunions budgétaires
Marchés publics – Gestion des documents administratifs (Lettre consultation, Acte d’engagement…)
Dépôt sur la plateforme « marchés sécurisés »
Suivi du marché (finances – affaires juridiques), calcul de révision de prix, avenants…

Gestion RH (Assistance des référents RH)

Suivi et saisie sur le logiciel Ciril des grilles horaires, des congés, ASA, arrêts maladie, AT, formations et transmission RH
Transmission mensuellement en paye : heures supplémentaires, heures de nuit, prime de dimanche, heures de vacation – suivi de l’absentéisme – suivi des astreintes – frais de déplacement
Saisie des ouvertures, alimentations, prise CET
Réception et distributions tickets repas aux agents
Renseigner les agents sur un premier niveau d’informations concernant : leur carrière/retraite, le télétravail, les frais de déplacement, le temps partiel, …
Suivi des permis de conduire, Cacès, visites médicales etc. …
Accompagnement de l’agent sur le suivi des formations
Présence aux réunions et formations
Organisation des retours d’informations RH ou autres (compte rendu et organise des réunions d’information avec présentation PowerPoint
Accueil des nouveaux arrivants (préparation des documents RH, fournitures de bureau, demande matériels informatique téléphonique…)

Directeur proximité ressources internes

Gestionnaire des assemblées

Instructeur Gestionnaire des Marchés Publics

UN(E) GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF, FINANCES ET RH

Un (e) chargé (e) du suivi des contrats de délégation de service public