ESCP offre des formations d’excellence, sélectives, internationales et haut de gamme.

Au sein de son équipe, l'Administrateur des ventes et customers success est un des premiers contacts d’ESCP avec les étudiants et les entreprises, il doit donc refléter cette image.

Il est responsable du succès de contractualisation et de la relation financière tout au long de leur contrat.

Il leur apporte avec bienveillance, sourire et discrétion un soutien administratif et opérationnel efficace.

Il veille à répondre à leurs besoins, à résoudre leurs problèmes rapidement et à garantir leur satisfaction.

Son rôle est clé pour que toutes les opérations de contractualisation, de facturation et de collecte des paiements se déroulent de manière fluide. Il est également un point de contact central entre les étudiants et les équipes internes pour toute la relation contractuelle et financière. Il assure le suivi des revenus, des contrats et des indicateurs de performance des équipes de recrutements et des commerciaux.

Ce poste nécessite à la fois d’excellentes capacités de communication, de techniques d’analyse de données et de résolution de problèmes variés de manière rapide, rigoureuse et efficace pour fournir un service de très haute qualité.

Missions principales :

1. Mise en œuvre de la contractualisation et relation avec l’étudiant / les entreprises :

• Création des contrats en s’assurant que les prix et l’ensemble des documents contractuels sont conformes aux politiques du groupe en lien avec les programmes, services juridiques et l’IT pour les contrats en ligne.

• Suivi de la contractualisation des étudiants et payeurs (famille, entreprises, OPCO, CPF, fondations et tout autre organisme de financement), tout au long du processus d’admission jusqu’à l’inscription formelle du participant.

• Vérification de l’exhaustivité et de l’exactitude des données et de la création des comptes clients dans les différents ERP de scolarité (Aurion) et de comptabilité (SAP).

• Assurer une communication continue avec les étudiants sur tous les aspects financiers tout au long de leur parcours de contractualisation, de leur formation et de leur paiement (prise de rendez-vous, suivi par mail, téléphone, etc.).

2. Soutien aux équipes de recruteurs et de commerciaux :

• Assister les recruteurs et commerciaux en préparant les documents contractuels, en participant éventuellement aux phases amont de contact avec les étudiants et entreprises si besoin (notamment à travers de webinars).

• Valider la contractualisation dans les outils de suivi

• Suivre les objectifs contractualisation et communiquer vis-à-vis des recruteurs, commerciaux et responsables de programmes sur le suivi de leurs objectifs (volumes, chiffres d’affaires, marges).

3. Facturation et Suivi des Paiements :

• Préparer les bordereaux de facturation et assurer leur transmission au service comptabilité selon les procédures mise en place en fonction des types de programme et de financements en vérifiant l’exhaustivité et la précision des pièces justificatives nécessaires à chaque facturation avec en fonction des financement (Bons de commandes, Conventions de formation, feuilles d’émargement,).

• S’assurer de la qualité de la facturation émise par la comptabilité

• A l'issue des sessions de fin de formation, rapprochement des bons de commande, conventions, les feuilles d'émargement et les montants à facturer.

• Suivre les paiements et relancer les clients en cas de retard. Mise en place éventuel d’échéanciers en concertation avec les programmes et gestionnaires.

• Faire un reporting régulier de l’avancement des facturations et paiements aux directions de programmes et commerciaux concernés.

4. Suivi et Analyse des Ventes :

• Générer et analyser des rapports sur les contractualisation et vente hebdomadaires.

• Suivre les indicateurs de performance (KPI) liés aux ventes et identifier les écarts par rapport aux objectifs.

• Recommander et mettre en œuvre des améliorations :

- Des processus de contractualisation, de facturation et de suivi des paiement (formules complexes, TCD, macros) et travail éventuel avec les services IT (rôle de chef de projet MOA : description des spécifications fonctionnelles, suivi de la mise en œuvre des demandes par la MOE au sein de l’IT de l’école et du prestataire de comptabilité)

- Des reportings à destination des équipes de recrutement, de ventes, des responsables de programme et du contrôle financier de la relation client

• Fournir des analyses des recrutements, facturations et paiement en fonction de critères (financement, origine par nationalité, date de contractualisation par rapport au début de la formation, …)

  5. Coordination Interne :

• Collaborer avec les directions de programme, les directions marketings et commerciales, la comptabilité, la finance, pour s’assurer que les processus de vente se déroulent sans accroc.

• Être le point de contact entre les clients et les équipes internes pour toute question relative aux commandes, délais de livraison ou suivi de commande.

Niveau d’étude ou diplômes requis :

Bac +3 ou +5 en grande école de commerce en gestion, en vente ou domaine similaire, idéalement bac +5 après CPGE compte tenu de l’engagement demandé et du niveau d’exigence requis (qualité technique, rapidité, rigueur savoir être) ou très bon profil d’une autre formation.

Expérience :

2 à 4 ans d’expérience dans un poste de gestion commerciale, de relation client (customer success manager) ou d’administration des ventes. Une expérience dans un environnement juridique, comptable ou financier est un atout.

Compétences techniques :

• Maîtrise des logiciels de gestion des ventes et CRM (Salesforce, SAP, Microsoft Dynamics, etc.).

• Excel / Google Sheet (niveau avancé) : maîtrise des formules imbriquées, TCD, automatisation, macros (optionnel).

• Bonne maîtrise des outils bureautiques pour la gestion des données et la préparation des rapports.

• Connaissances de base en gestion comptable et facturation.

• Vous justifiez d’un bon niveau de connaissance de la comptabilité en particulier cycle clients et d’un socle de contrôle financier.

• Expérience dans la gestion de grands volumes de données et leur analyse. Import et export de données.

• Capacité à requêter sur des logiciels complexes.

• La connaissance de SAP et/ou de Aurion serait un plus,

• Des notions de droit des contrats et du droit à la consommation pour traiter au mieux les dossiers.

Compétences organisationnelles :

• Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation pour gérer plusieurs tâches en parallèle.

• Capacité à respecter les délais et à gérer les priorités dans un environnement dynamique.

• Rigueur et souci du détail pour garantir l'exactitude des documents et des informations.

• Vous êtes proactif, avec un fort sens du service et de la satisfaction client.

Compétences relationnelles :

• Bonnes compétences en communication, aussi bien à l'oral qu'à l'écrit, pour interagir avec les clients et les équipes internes.

• Esprit d’équipe et capacité à travailler en collaboration avec plusieurs départements.

• Capacité à gérer des clients ou des partenaires dans des situations délicates, avec professionnalisme.

• Sens du service client, empathie, et communication d’un niveau soutenu, clair et structuré (écrite et orale).

• Rigoureux et Organisé, capable de travailler dans des délais serrés sur plusieurs dossiers en parallèle avec précision.

• Sens du détail et esprit analytique pour suivre les ventes et optimiser les processus administratifs.

Polyvalence et autonomie :

Capacité à gérer des missions variées et à s’adapter à des contextes différents notamment le contact avec de jeunes étudiants comme avec de grands cadres dirigeants de très grandes entreprises

Langues

• Français et Anglais courant (C1 minimum) est indispensable.

• La connaissance d'une troisième langue parlée dans l’un des campus ESCP est un plus.

Salaire selon profil