RESPONSABILITÉS

Toutes les tâches ci-dessous sont en soutien au/à la PPSM, et l'implication peut varier selon le profil, l'ancienneté et le contexte. Les responsabilités du/de la PPSO incluent les éléments suivants :

POSITIONNEMENT ET COLLECTE DE FONDS

COLLECTE DE FONDS ET ANALYSE DES PARTIES PRENANTES

• Effectuer régulièrement une analyse des parties prenantes, qui fait quoi et où (3Ws)

• Sur la base de la stratégie de la mission et des stratégies des unités de recherche, soutenir l'identification du financement en effectuant régulièrement un suivi des opportunités publiées ; rechercher et identifier les bailleurs de fonds dont les stratégies/priorités s'alignent avec celles d'IMPACT

• Analyser régulièrement les tendances des bailleurs de fonds et du financement en RDC, les besoins et les lacunes à travers la veille médiatique/en ligne, les réunions de coordination (le cas échéant), les réunions avec les parties prenantes (le cas échéant) et les réunions de coordination interne avec l'équipe de direction (SMT).

RELATIONS EXTERNES

• Soutenir la coopération globale avec l'organisation sœur d'IMPACT, Acted (qui accueille IMPACT dans son champ d'opérations) en relation avec le développement de projets et la gestion des subventions en veillant à ce que la communication soit régulière et opportune et que les synergies soient recherchées et développées.

• Maintenir un répertoire à jour des bailleurs de fonds, des ONG internationales et locales, des autres partenaires et parties prenantes

• Veiller à ce que les activités de collecte de fonds soient correctement suivies dans le système de suivi du financement (ou un outil similaire), qui est mis à jour régulièrement pour enregistrer les dernières négociations et possibilités de propositions avec les bailleurs de fonds.

GESTION DES SUBVENTIONS

DEVELOPPEMENT DE PROPOSITION

• Avec le/la PPSM, le/la CR et le SMT, soutenir la planification des propositions de projet (énoncé du problème, cadre logique) et le développement d'autres documents de collecte de fonds (manifestations d'intérêt, notes conceptuelles) conformément à la stratégie pays d'IMPACT et aux exigences des bailleurs de fonds et en collaboration étroite avec les partenaires et le service financier.

• Assurer la liaison avec le personnel technique pertinent (PPSM, CR, responsables de recherche) et les autres départements concernés (c'est-à-dire Finance, Logistique) pour garantir que les contributions pertinentes sont fournies par les points focaux requis concernant les documents nécessaires à une soumission (proposition technique, budget, justificatif budgétaire, etc.).

• Traiter et coordonner la réponse et la soumission en temps opportun à tous les commentaires des bailleurs de fonds sur les propositions en liaison avec le personnel concerné dans le pays, les équipes PPSD régionales/siège d'IMPACT et les équipes financières.

CONTRACTUALISATION

• En coordination avec le/la CR, le/la RPPSM et le HQ PPSD, examiner/négocier les propositions et/ou les contrats avec les bailleurs de fonds, en veillant à ce que les exigences soient claires et comprises.

• Soutenir l'incorporation des éléments du projet dans la base de données Ninox, y compris le code de projet par email, l'analyse des exigences de rapport et des spécificités associées, et les mises à jour requises pendant la durée de vie du projet

MISE EN OEUVRE ET SUIVI DU PROJET

• Assurer l'achèvement en temps opportun des processus liés aux subventions tels que la surveillance et l'examen de Ninox.

• Veiller à ce que des réunions de lancement opportunes soient organisées impliquant toutes les composantes et points focaux du projet.

• Assurer l'établissement et la mise à jour régulière de l'avancement du projet, des principales conclusions et des success stories (y compris les principales conclusions de S&E – le cas échéant).

• Veiller à ce que toutes les obligations contractuelles soient clairement définies et communiquées en interne en termes de livrables ainsi que d'exigences de rapport narratif et financier, en coordination étroite avec le/la PPSM/HQ PPSD et (le cas échéant) avec le département de développement de projets et financier du partenaire.

• Lorsqu'un problème est identifié pour respecter les livrables dans les délais et le budget donnés, informer le personnel concerné dans le pays et suggérer des solutions potentielles qui respecteraient les règles du bailleur de fonds.

• Veiller à ce que les demandes ponctuelles des bailleurs de fonds soient traitées en liaison avec le/la CR, les équipes de programme et de soutien.

• Mettre en œuvre et superviser le système de classement spécifique au projet pour la gestion des subventions et veiller à ce qu'il soit régulièrement mis à jour.

• Fournir un soutien ponctuel à la mise en œuvre du projet en résolvant les problèmes et en éliminant les points de blocage.

RAPPORT

• Superviser le développement de rapports narratifs de projet et de S&E de qualité (en soutien aux demandes des bailleurs de fonds), reflétant l'avancement et l'état des projets de manière transparente, opportune et professionnelle, en liaison avec le/la PPSM.

• Assurer la liaison avec les équipes de programme lors de la préparation des rapports, et avec le service financier pour garantir la cohérence et l'alignement entre les rapports financiers et narratifs en vérifiant la concordance des données dans les rapports narratifs et financiers.

• Le cas échéant, assurer une coordination régulière avec les départements de développement de projets, financiers et autres du partenaire à toutes les étapes du développement et de la mise en œuvre du projet, y compris les consultations pour les discussions avec les bailleurs de fonds, la participation aux réunions de lancement du projet et de retour d'expérience, et la rédaction des rapports aux bailleurs de fonds ou des demandes d'amendement

PARTENARIATS

• Soutenir la formalisation du partenaire d'accueil d'IMPACT dans le projet en assurant le suivi des exigences de l'accord de sous-subvention.

• Soutenir la formalisation des partenariats non financés (c'est-à-dire les accords de partage de données et de coopération).

• Contribuer à la diligence raisonnable et à la vérification des partenaires en liaison étroite avec le PPSD d'IMPACT et les départements FLAT du partenaire.

• En coordination avec le/la PPSM/HQ PPSD, faciliter ou participer aux discussions avec les partenaires de mise en œuvre financés, y compris en ce qui concerne la formalisation des modalités contractuelles (diligence raisonnable et préparation des accords de financement)

• Le cas échéant, examiner régulièrement les rapports des partenaires et signaler tout problème en temps opportun au/à la CR, au/à la CR adjoint(e), au/à la PPSM, au service financier et aux points focaux des partenaires, et suggérer des solutions potentielles.

• Le cas échéant, agir comme point de contact sur le terrain pour toute communication formelle/informelle avec les partenaires de mise en œuvre.

SUIVI ET ÉVALUATION

• Veiller à ce qu'un cadre de S&E clair pour chaque projet en cours soit développé sur la base des propositions de projet, des plans de mise en œuvre et des exigences de rapport des bailleurs de fonds (y compris les indicateurs de suivi et d'évaluation contractuels à suivre dans le cadre des activités).

• Veiller à ce que les politiques et procédures de S&E soient mises en œuvre, maintenues et suivies à des fins de rapport.

• Veiller à ce que les conclusions du S&E soient reflétées et que leurs recommandations soient intégrées dans les futures notes conceptuelles, propositions, rapports aux bailleurs de fonds et plans de mise en œuvre.

EXIGENCES

• Expérience : Minimum de 2 ans dans un poste similaire ; expérience humanitaire fortement souhaitée

• Formation : Master en relations internationales, sciences politiques, recherche sociale, économie, développement, levée de fonds ou équivalent

• Compétences : Expérience avérée en levée de fonds, gestion de subventions, suivi et évaluation

• Connaissance du système humanitaire et des exigences bailleurs/gouvernementales

• Excellentes compétences en communication et rédaction

• Maîtrise de Microsoft Office (Word, PowerPoint)

• Capacité à gérer plusieurs tâches et à respecter les délais dans un environnement complexe

• Autonomie et capacité à travailler de manière indépendante

• Flexibilité dans un environnement multiculturel

• Expérience en RDC ou region d’Afrique Sub-Saharienne un atout

• Maîtrise parfaite de l’anglais et du français (écrit et oral) requise

• Capacité à évoluer dans un environnement sécuritaire complexe

• Capcité à travailler en équipe

REMUNERATION & AVANTAGES

• Salaire brut mensuel entre 2’100 CHF et 2’160 CHF + allocation mensuelle de 300 USD

• Hébergement et repas fournis en guesthouse

• Affiliation à la caisse de pension privée suisse (Swisslife – env. 9.975 % du salaire brut), assurance santé, vie et assistance rapatriement

• Billets d’avion tous les 6 mois et frais de visa pris en charge

• Contribution au transport des bagages : entre 20 et 100 kg selon la durée du contrat (+ assurance bagages et effets personnels)

• Induction avant départ : 3 jours au siège IMPACT à Genève + 1 semaine de formation au siège ACTED à Paris, incluant 4 jours de formation sécurité sur le terrain

• La santé mentale du personnel est une priorité : l’assurance santé couvre jusqu’à 1000 € par an de frais de soutien psychosocial