Assistante de direction F/GB (H-F)
Monaco, 98000
CDI
01/07/2025
Description
L’Institut océanographique de Monaco, fondé en 1906 par le Prince Albert Ier, fédère depuis un siècle les acteurs scientifiques, politiques, économiques, éducatifs, associatifs et le grand public pour faire « connaître, aimer et protéger l’Océan ». Au service de ce projet, il met en œuvre de nombreuses actions de médiation en s’appuyant sur ses deux établissements, le Musée océanographique de Monaco et la Maison de l’Océan, à Paris.
LES RAISONS DE NOUS REJOINDRE
S’engager avec l’Institut océanographique signifie pouvoir œuvrer, au travers de ses missions professionnelles, pour la cause de l’Océan, patrimoine commun de l’Humanité. L’ensemble de ses actions et de ses projets est le reflet d’un engagement pour la planète, partagé et mis en œuvre au quotidien par ses salariés.
Afin d’accueillir ses 650 000 visiteurs annuels venus de plus de 60 pays différents, de nombreux profils sont nécessaires. Les métiers et compétences sont très variés, tous concourent aux mêmes objectifs de médiation environnementale. Travailler pour l’Institut océanographique c’est poursuivre un élan visionnaire en faveur de l’environnement, initié il y a plus de 100 ans par le Prince Albert Ier. Et, plus largement, contribuer au rayonnement de la Principauté de Monaco sur le plan environnemental et culturel, sous l’impulsion de son Chef d’Etat, S.A.S. le Prince Albert II de Monaco.
Avantages
- Participation aux frais de repas
- Prise en charge à 75% des frais de transport collectif
Mission
Vous êtes rattaché(e) hiérarchiquement à la Direction du Développement et à la Direction de la Politique de l’Océan. Le poste est réparti à 50 % entre la Direction du Développement (service commercial, exposition et patrimoine, boutique, caisse, relation visiteur, gestion des stocks et marketing, animation et éducation) et la Direction de la Politique de l’Océan à 50%.
Sous la responsabilité du directeur, vous serez en charge de :
L’ assistanat de 2 Directions :
- Rédiger, relire et mettre en forme des projets de courriers pour les 2 Directions et leurs services
- Relire et mettre en forme divers documents, principalement des contrats de prestations
- Aider à la préparation d’appel d’offres
- Préparer des emailings
- Gérer les agendas et les réservations de salles
- Organiser et planifier des réunions
- Créer et suivre des bons de commande avec les outils comptables
- Faciliter l’arrivée et l’intégration des nouveaux arrivants dans les services (préparer les demandes informatiques, etc.)
- Préparer et suivre les ordres de mission et réservations d’hôtels, transports, notes de frais pour les déplacements personnels des 2 Directions
- Effectuer du classement de dossiers papier et sur le réseau informatique
- Rassembler des dossiers et les préparer pour des envois
La gestion des stages scolaires et bains en entreprise : réception des demandes, réponses, préparation pour la sélection des stagiaires, du programme interne pour les personnes sélectionnées, relations avec les collèges et parents…
L’assistanat de projets & événementiel :
- Aider à la production et à l’organisation d’évènements sur le plan administratif et logistique
- Venir en soutien dans l’envoi de courriers/emails/évènements pour la Direction, les Chefs de service et équipes de la Direction du développement et de la Direction de la Politique de l’Océan sur divers projets
- Assurer le suivi et les reporting éventuels des activités avec les outils informatiques dédiés
- Liste non exhaustive qui pourra évoluer selon les besoins de service
Profil
Votre niveau d’études et vos compétences :
- Bac + 2 du type BTS ou DUT secrétariat, support à l’action managériale ou équivalent
- Expérience similaire souhaitée minimum de 3 ans
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Teams)
- Excellentes qualités orales et écrites en français (capacités en expression et rédaction) et en anglais (niveau B2 à C1)
- Italien et/ou autres langues appréciées
- Connaissance des usages protocolaires écrits
Vos qualités et aptitudes :
Bon relationnel et aisance pour communiquer à l’oral et à l’écrit
Qualités d’organisation et d’anticipation
Fiabilité et rigueur
Force de proposition et adaptabilité
Esprit positif et collectif, discrétion