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Responsable Administration des Ventes (h/f) - CDI - Courbevoie (92)

  • Courbevoie, 92400

  • CDI

  • 01/06/2025

Description

Créée en 2005, I-TRACING est aujourd’hui le premier pure-player indépendant généraliste en cyber sécurité sur le marché français, avec ses 700 collaborateurs et ses 150M€ de CA en 2024.

I-TRACING, c'est :

  • Un modèle intégré de bout en bout

  • Un accompagnement global & engageant depuis la GRC, l’audit, le conseil technique et l’ingénierie jusqu’au services managés et les activités de cyber défense (CyberSoc), sur l’ensemble des domaines technologiques de la cybersécurité

  • Des clients grands comptes en France et à l’international

  • Un acteur majeur de son écosystème, membre fondateur du CESIN, partenaire privilégié de l’ANSSI, membre fondateur du Campus Cyber et présent aux rendez-vous incontournables de la cyber (LeHack, Le FIC, Les Assises, …).

Pour plus d’informations : I-TRACING

Pourquoi nous rejoindre ?

Chez I-TRACING nous sommes avant tout des passionnés de cybersécurité, mais pas uniquement !

Choisir I-TRACING, c’est rejoindre une société :

  • Qui fait du bien-être et de l’équilibre de vie de ses salariés une priorité, reconnue par le label Happy At Work

  • Qui met en œuvre un accompagnement de proximité de chaque collaborateur par un manager technique, responsable d’une équipe à taille humaine. Celui-ci garantit le suivi de votre activité et le développement de votre carrière (plan de formation personnalisé, passage de certifications, évolution de carrière, mobilité interne).

  • Qui vous ouvre des opportunités en France (Nantes, Lyon, Région Parisienne) et à l’international (Londres, Genève, Hong-Kong, Kuala Lumpur, Montréal et Shanghai)

  • Dont l’expertise technique, l’engagement et le sens du service client sont reconnus sur le marché

  • Aux valeurs fortes de cohésion, de curiosité, d’esprit d’initiative, de solidarité et de bienveillance

  • Qui permet le financement de projets collaboratifs (Teamstarter) pour animer le quotidien au travail et maintenir une ambiance chaleureuse

  • Télétravail possible

L’ensemble des collaborateurs impliqués dans nos processus de recrutement ont signé et approuvé notre charte du recrutement éthique. Nous valorisons la diversité et pensons qu'elle fait partie intégrante de notre réussite collective. Nous sommes déterminés à promouvoir un environnement inclusif où chaque individu est respecté et valorisé. Nous encourageons les candidatures issues de différents horizons et nous nous engageons à éliminer toute forme de discrimination dans notre processus de recrutement et à garantir l’égalité des chances.

Avantages

- Mutuelle
- 50% Transports
- Tickets restaurants
- PEE
- RTT

Mission

Dans le cadre d'une création de poste au sein du pôle Finance d'I-TRACING (pôle composé de 13 collaborateurs), nous recrutons en CDI un responsable administration des ventes (h/f). Le poste, localisé à Courbevoie (92) - à proximité de l'Esplanade de La Défense - offre la possibilité de télétravailler 2 à 3 jours par semaine.

En qualité de responsable ADV, vous accompagnerez I-TRACING avec un rôle central dans la gestion administrative du cycle client et fournisseur. En collaboration étroite entre les équipes commerciales, techniques et financières, vos principales missions seront de créer et maintenir des standards élevés de qualité tout le long de la chaîne (d’une opportunité client à la gestion de la facturation) pour assurer le bon maintien des référentiels (clients, fournisseurs) et permettre ainsi une gestion efficace des opportunités et des bons de commande clients, un lien étroit avec les partenaires externes et une facturation fluide et sans erreur.

Vos responsabilités principales seront les suivantes :

1/ Gestion du Référentiel Client et des Bons de Commande

  • Vous assurez l’exactitude des informations clients dans le CRM, le PSA et l’ERP pour garantir la fluidité du cycle de vie d’une opportunité jusqu’au bon de commande.

  • Vous veillez à la bonne réception, la validation en interne et l’enregistrement dans les systèmes des bons de commande.

  • Vous suivez et contrôlez les changements sur les bons de commande et assurez l’alignement des informations entre les différents systèmes.

  • Vous définissez des standards de qualité ainsi que des contrôles tout le long de la chaîne et vous proposez des automatisations pour gagner en efficience opérationnelle.

2/ Gestion des Renouvellements de Contrats

  • Vous suivez les échéances des contrats et vous vous assurez des renouvellements automatiques en fonction des conditions contractuelles.

  • Vous vous coordonnez avec les clients en amont pour confirmer les renouvellements et éviter les résiliations non souhaitées.

  • Vous maintenez une base de données à jour des contrats et de leurs termes (périodicité, conditions spécifiques, indexations, etc.).

  • Vous assurez une communication proactive avec les clients pour éviter tout malentendu sur les renouvellements.

3/ Gestion du Référentiel Fournisseur et des Achats Externes

  • Vous assurez l’exactitude des informations partenaires dans le CRM et l’ERP pour garantir la fluidité de la relation et le cycle de vie partenaire.

  • Vous assurez la validation en interne des bons de commande pour les partenaires externes.

  • Vous envoyez les propositions commerciales en lien avec les bons de commande clients.

  • Vous contrôlez les facturations des partenaires et des sous-traitants.

4/ Gestion de la Facturation Client

  • Vous assurez l’exactitude des informations de facturation dans les systèmes internes (CRM, PSA, ERP).

  • Vous vérifiez la cohérence entre les contrats, les devis et les factures générées.

  • Vous suivez & résolvez les éventuelles anomalies ou litiges en collaboration avec la finance et la gestion client.

  • Vous optimisez les processus de facturation pour améliorer la rapidité et l’efficacité.

  • Vous gérez les éventuels avoirs ou corrections de factures.

5/ Accompagnement des équipes Internes

  • En étroite collaboration avec l’équipe commerciale, vous apportez un soutien aux équipes en leur fournissant des informations précises sur la facturation et les renouvellements.

  • Vous managez une équipe qui collabore avec l’équipe Finance pour améliorer les process de recouvrement en cas de retard de paiement.

  • Vous participez à l’amélioration continue des processus, des outils et du modèle de données interne avec pour ambition d’automatiser au maximum la chaine de gestion de bout en bout.

Profil

  • De formation supérieure (Bac+3 à Bac+5 en gestion, administration des ventes, finance.), vous avez acquis une expérience de 7 à 10 ans dans un rôle similaire, idéalement en ESN.

  • Vous manifestez un réel intérêt pour le secteur de la sécurité informatique & des innovations technologiques. Une première expérience du management (petite équipe) est un vrai plus.

  • Vous avez une excellente compréhension des modèles de facturation (récurrence, indexation, prorata…).

  • Vous avez développé une capacité à manipuler des outils CRM (Salesforce, HubSpot, etc.), PSA et ERP.

  • Les soft skills indispensables pour une bonne tenue du poste sont la rigueur et le sens du détail, de fortes capacités de communication, un sens avéré de d’analyse & la capacité à être force de proposition.

Ce poste est ouvert aux candidats en situation de handicap. Nous nous engageons à garantir un processus de recrutement équitable et à fournir les aménagements nécessaires pour favoriser leur intégration au sein de nos équipes.