Gestionnaire administratif et financier H/F

Missions

Vous apportez un soutien permanent à l’activité du Directeur en termes d’organisation, de gestion, d’information, d’accueil, de suivi des dossiers et de classement. Vous êtes associé(e) aux projets de service, vos missions sont les suivantes :

• Organise et assure la planification et la logistique des réunions, des rendez-vous, évènements de la Direction,

• Établit et gère les plannings,

• Propose et pilote la mise en place d'outils de gestion de la masse salariale,

• Valide les congés en concertation avec les experts et la Directrice,

• Établit et suit le planning de formation des agents,

• Met à jour le tableau des compétences,

• Appui au Directeur dans le parcours de formation interne,

• Assure le suivi des indicateurs dans le cadre de la démarche qualité, tableaux de reporting,

• Passe les commandes,

• Établit le budget avec la Directrice,

• Se charge de la rédaction et mise en forme de rapports, notes, courriers, comptes rendus et tableaux,

Assure :

• Le contrôle formel des documents (internes et externes) et leurs circuits de validation,

• La saisie et mise à jour de données sur le système informatique,

• Le tri et enregistrement du courrier entrant/sortant du service,

• La mise à jour, classement, et archivage de dossiers et documentations (passeports, mariages…),

• Des missions de secrétariat classique,

• Le soutien à l'activité en période électorale,

• Le relais avec les autres services.

Profil du candidat :

Savoir :

• Connaissance de l’environnement institutionnel des Collectivités Territoriales,

• Connaissances juridiques et techniques : connaitre la réglementation de l’état-civil et de la régie serait un plus,

• La maîtrise des logiciel métiers ARPEGE est un plus.

Savoir-faire :

• Respect des procédures,

• Autonomie et sens de l’organisation,

• Qualités rédactionnelles et d’expression orale,

• Prise de notes lors de réunion,

• Utilisation des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur, messagerie, navigateur,…),

• Gestion des priorités dans la tenue du secrétariat de la Direction

Savoir être :

• Rigueur et méthode,

• Autonomie, initiative et réactivité,

• Adaptabilité,

• Discrétion et réserve,

• Capacité à rendre compte à sa hiérarchie,

• Sens du contact, qualités relationnelles et d’écoute,

• Travail en équipe.