Chargé des instances et des actes administratifs H/F - CDD

1. MISSIONS PRINCIPALES

A. Gestion des instances (Conseil municipal et Conseil d’administration du CCAS)

• Élaboration de l’ordre du jour, des convocations, et des documents préparatoires :

  • Trames du déroulé du Maire/du président,

  • Composition des liasses.

• Organisation des réunions de préparation et commissions :

  • Élaboration des plannings,

  • Préparation des documents si besoin,

  • Réservations de salles.

• Coordination de la collecte et de la validation des projets de délibérations et de leurs annexes.

• Veille au respect des procédures légales, des délais de convocation et de transmission des dossiers aux élus et administrateurs.

• Mise en forme et intégration des délibérations dans le logiciel AIR DÉLIBS, après relecture.

• Élaboration et mise à jour des calendriers annuels des instances.

• Préparation des liasses à destination du Maire, de la Direction générale et du Cabinet du Maire.

• Vérification des modalités de vote, transmission des délibérations au contrôle de légalité.

• Assurer la coordination entre les différents interlocuteurs (Directions, DGA, assistantes, élus...).

• Rédaction et élaboration des procès-verbaux des séances, en lien avec un prestataire.

• Tenue et mise à jour des registres officiels des instances.

• Publication des actes sur le site internet de la Ville.

• Réalisation des reliures d’actes.

B. Centralisation des actes administratifs

• Réception et enregistrement des actes pour validation juridique.

• Transmission pour signature au Maire ou à l’élu.

• Tenue des registres des décisions et arrêtés.

• Transmission des actes au contrôle de légalité.

• Renvoi des actes validés aux services concernés.

• Organisation de la publication des actes en vigueur.

• Réalisation des reliures d’actes.

• Suivi de l’archivage des actes.

2. MISSIONS ANNEXES

• Gestion de l’affichage légal obligatoire à la mairie :

  • Arrêtés préfectoraux,

  •  

  • Avis de dépôt,

  • Résultats des analyses du contrôle sanitaire, etc.

3. PROFIL RECHERCHÉ

Formation / expérience

• Formation dans le domaine administratif, juridique, des collectivités territoriales ou expérience professionnelle équivalente.

• Une expérience sur un poste administratif au sein d’une collectivité territoriale serait appréciée.

• Une expérience dans la préparation et le suivi des instances, la gestion des actes administratifs ou le secrétariat de direction serait un atout.

Compétences et connaissances

• Bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales et de leur fonctionnement.

• Connaissance du fonctionnement des instances délibérantes et du processus de préparation des actes administratifs.

• Connaissance des règles et procédures administratives liées aux délibérations, décisions et arrêtés.

• Connaissance des procédures de transmission au contrôle de légalité.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques.

• Une connaissance du logiciel AIR DÉLIBS serait appréciée.

• Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe.

• Capacité à organiser, prioriser et assurer le suivi simultané de plusieurs dossiers.

Savoir-faire

• Organiser et planifier son activité en tenant compte des échéances et des contraintes réglementaires.

• Collecter, vérifier et mettre en forme des informations et documents.

• Assurer un suivi rigoureux des procédures et des circuits de validation.

• Travailler en coordination avec des interlocuteurs variés : directions, DGA, assistantes, élus et partenaires extérieurs.

• Identifier les priorités et alerter sa hiérarchie en cas de difficulté ou de non-respect des délais.

• Assurer la fiabilité, la qualité et la confidentialité des documents traités.

Savoir-être

• Rigueur et sens de l'organisation

• Autonomie et capacité d'initiative

• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

• Sens des responsabilités

• Réactivité et capacité à gérer les priorités

• Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe

• Capacité d'adaptation

• Diplomatie et sens du service public

• Résistance au stress, notamment dans le respect des délais et des périodes de préparation des instances.