Officier d'État-Civil - Chargé du Public Etat-Civil et Régie (F/H)

Vous assurez l’accueil physique du public et veillez à la fluidité et à la qualité d’accompagnement du public (usagers, partenaires, professionnels, agents, élus). Sous la responsabilité directe de votre supérieur hiérarchique, vous recevez le public en guichet et instruisez les demandes.

Vous participez individuellement et collectivement à la démarche qualité de la direction.

Activités principales :

Accueil du public :

Sous la responsabilité fonctionnelle du Manager de l’Accueil, vous accueillez le public, écoutez la demande, renseignez sur un premier niveau d’information concernant les services de la Ville et orientez vers le bon interlocuteur. Vous vous assurez de la bonne prise en charge et de la satisfaction de l’usager.

Vous gérez les demandes de rendez-vous et effectuez le pré-contrôle des dossiers relevant de la Direction Etat-Civil et Relations Citoyens. Vous gérez les files d’attentes.

En matière d’accueil téléphonique, vous réceptionnez, filtrez, renseignez et orientez les appels vers le service compétent, prenez des messages et mettez en relation avec les correspondants.

Vous travaillez en partenariat avec les services de la Ville, le CCAS et les partenaires. Vous complétez les tableaux statistiques et documents afférents à l’activité et participez aux évènements du service. Vous veillez à la bonne tenue des pôles d’accueil (affichages, documentation, fleurissement, mobilier, propreté...).

Instruction et constitution des actes d’état-civil :

Vous délivrez et instruisez :

• les actes d’état-civil (naissance, reconnaissance, changement de nom),

• les demandes de cartes nationales d’identité et passeports,

• les demandes d’attestations d’accueil.

Dans ce cadre, vous assurez la délivrance de certificats divers.

En tant qu'ODEC, signe les actes par délégations.

Inscriptions aux prestations municipales et régie :

Vous enregistrez les inscriptions aux prestations municipales et encaissez les recettes des prestations correspondantes. Vous organisez et clôturez quotidiennement votre caisse selon les procédures de sécurité.

Activités complémentaires :

• Soutien opérationnel à l’organisation des scrutins électoraux en lien avec la direction,

• Participation au parcours de formation en lien avec la direction - Fonction Personne Ressource Formation (facultatif).

Vous pouvez être sollicité(e) pour la réalisation d'activités occasionnelles, ou spécifiques en lien avec le bon fonctionnement de la direction.

Conditions de travail :

• Travail guichet d’accueil et/ou en bureau

• Trois sites (Hôtel de Ville, mairies annexes)

• Horaires décalés (travail le samedi et le mardi en nocturne 17h-19h par roulement) : 9h-12h/13h-17h

• Disponibilité vis-à-vis des usagers avec risque de tensions dans la relation au public

• Tenue vestimentaire correcte

Savoirs :

Vous avez connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales. Vous maîtrisez les outils informatiques et numériques. L’expérience de l’accueil du public est un plus.

Savoir-faire :

Doté d’un sens profond du service public et de l’intérêt général, vous êtes discret et savez faire preuve du devoir de réserve. Vous faites preuve d’une capacité d’accueil, d’écoute, de réactivité.

Vous disposez d’une véritable aptitude à la diplomatie et à la pédagogie.

Savoir-être :

Vous savez travailler en transversalité, vous adapter et réagir sereinement face aux situations complexes.