Chargé d'accueil et relations citoyens (F/H)

Sous la responsabilité du Manager de l’Accueil, vous accueillez le public, écoutez la demande, renseignez les visiteurs sur un premier niveau d’information concernant les services de la Ville et si besoin, vous orientez le public vers les services ou organismes compétents et enfin, vous vous assurez de leur bonne prise en charge. Vous gérez les demandes de rendez-vous pour la direction Etat-civil et relations citoyens. Vous participez individuellement et collectivement à la démarche qualité de la direction et vous participez à l’évaluation de la relation avec les administrés.

Activités principales

L’accueil physique :

Vous assurez l’accueil physique du public et veillez à la fluidité et à la qualité d’accompagnement (usagers, partenaires, professionnels, agents, élus).  

Vous effectuez le pré-contrôle des dossiers relevant de la Direction Etat-Civil et Relations Citoyens. Vous gérez les files d’attentes.

L’accueil téléphonique :

Vous réceptionnez, filtrez, renseignez et orientez les appels téléphoniques vers les services compétents, prenez des messages et les mettez en relation avec les correspondants.

Travail administratif et partenarial :

Vous travaillez en partenariat avec les services de la Ville, le CCAS et les partenaires. Vous complétez les tableaux statistiques et documents afférents à l’activité et participez aux évènements du service. Vous veillez à la bonne tenue des pôles d’accueil (affichages, documentation, fleurissement, mobilier, propreté...).

Activités complémentaires :

Soutien opérationnel à l’organisation des scrutins électoraux en lien avec la direction,

Participation au parcours de formation en lien avec la direction - Fonction Personne Ressource Formation (facultatif).

Vous pouvez être sollicité(e) pour la réalisation d'activités occasionnelles, ou spécifiques en lien avec le bon fonctionnement de la direction.

Savoirs :

Vous avez connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

Vous maîtrisez les outils informatiques et numériques.

L’expérience en accueil du public est un plus.

Savoir-faire :

Doté d’un sens profond du service public et de l’intérêt général, vous êtes discret et savez faire preuve du devoir de réserve. Vous faites preuve d’une capacité d’accueil, d’écoute, de réactivité.

Vous disposez d’une véritable aptitude à la diplomatie et à la pédagogie.

Savoir-être :

Vous savez travailler en transversalité, vous adapter et réagir sereinement face aux situations complexes.