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Un.e chargé.e de gestion administrative F/H
Description
Saint-Ouen-sur-Seine, ville de 53 000 habitants, est au cœur de la Métropole avec l’arrivée récente de la ligne 14 du métro et ses nombreux projets emblématiques : Village des JO 2024, Grand hôpital universitaire, installation de la Direction Générale de la Sécurité Intérieure (DGSI), reconquête des berges de Seine, création d’un itinéraire fluvial reliant la ville à la Défense, rénovation urbaine à haute qualité environnementale et sociale, rénovation du stade Bauer.
C’est aussi 40 entreprises de plus de 50 salariés dont TESLA, NEXITY, SAMSUNG, EIFFAGE, rassemblées sur 4,5 km2, qui génèrent à elles seules 600 milliards d’euros de chiffre d’affaires, ce qui structure également le rôle moteur de Saint-Ouen dans la dynamique métropolitaine, et forme un vivier très attractif pour les startups et les filières d’excellence. Son marché aux Puces, premier marché mondial d’antiquités et d’art, lui offre par ailleurs, un rayonnement international, qui la classe parmi les dix premiers sites touristiques français, avec ses 5 millions de visiteurs par an.
C’est au cœur de cet écosystème unique, qui favorise l’innovation et l’émergence de talents, que Saint-Ouen, attachée à son histoire et ses valeurs populaires, écrit la ville du progrès partagé.
NOS AVANTAGES !
Nous proposons une rémunération attractive, une prime annuelle, des prestations d'action sociale, une participation mutuelle et prévoyance, une restauration collective pendant la pause déjeuner. Possibilité de télétravail (jusqu’à 2 jours).
Mission
Communication. Le ou la chargé.e de gestion administrative doit être le point d'entrée de toutes les sollicitations du Service Technique et Financier (STF). A ce titre, le ou la chargé.e de gestion administrative doit suivre, traiter ou renvoyer à la personne compétente toutes les sollicitations qui arrivent au STF :
Courriers (papier ou par mail manager)
Mails
Téléphone
Sollicitations physiques
Inversement, le ou la chargé.e de gestion administrative est chargé de communiquer auprès des interlocuteurs du STF en fonction des demandes de la cheffe de service.
Suivi des problématiques techniques et de la maintenance de tout le parc scolaire, de la restauration et d'accueil de loisirs. Le ou la chargé.e de gestion administrative traite les demandes de travaux ou de maintenance en renvoyant les demandes aux techniciens du STF ou à la DAB selon la nature et l'ampleur de la demande. Il ou elle doit veiller à ce que la demande soit suffisamment caractérisée et instruite pour qu'elle puisse être correctement traitée (localisation, auteur de la demande, type d'intervention à avoir, etc.). Au besoin, le ou la chargé.e de gestion administrative doit tenir informé les agents ou les usagers qui souhaitent connaitre l'état d'avancement de leur demande.
Suivi des commandes du STF. Le ou la chargé.e de gestion administrative doit alimenter les tableaux de données pour permettre de suivre l'état des commandes au sein du STF. Il ou elle doit formaliser les demandes de commandes par parapheur ou de manière dématérialisée. A ce titre, il ou elle est chargé.e de demander des devis auprès des prestataires concernés et suivre l'état des factures.
Suivi des factures du service. Le ou la chargé.e de gestion administrative doit suivre l'état du traitement des factures du service en renseignant les tableaux de données. Il ou elle doit alerter sur les risques de dépassement des délais de paiement.
Profil
Être en lien direct avec les demandes des usagers : par téléphone et par mail
Être à l'écoute, faire preuve de patience et apprécier débloquer des situations individuelles
Être en capacité de reformuler des demandes pour qu'elles soient traitées par les services
Être à l'aise au téléphone
Être en capacité de rédiger des courriels clairs et d'utiliser les fonctions de base d'un tableau excel