Assistante de Direction - Gestion

Créer du lien avec les interlocuteurs internes et externes :

• Assurer l’accueil des personnes :

** Recevoir et orienter des appels et messages téléphoniques et de manière générale toute sollicitation interne / externe (réception visiteurs, …)

** Accueillir les visiteurs, les prendre en charge et créer de bonnes relations avec eux

• Participer à la cohésion des équipes en interne :

** Faciliter la communication et les relations professionnelles inter-Directions 

** Favoriser l’entraide au sein de son équipe et avec les collaborateurs des autres Directions

** Organiser et faciliter la diffusion de l’information interne et externe, parfois confidentielle, liée au fonctionnement de la direction

** Relayer et faire vivre les valeurs d’OFI AM au quotidien 

** Proposer des alternatives lorsque les aléas surviennent

Assurer le traitement de l’information :

• Gérer le traitement du courrier et des emails de la direction (archivage, traçabilité, …)

• Rédiger dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte-rendu de réunion, email, courrier, présentation, note de service, …)

** Préparer et classer les données et informations préalables aux processus de décision

** Élaborer et mettre à jour des reporting ou tableaux de bord d’activité

** Suivi des factures de 1er niveau

** Renseigner les bases de données relatives aux équipes de Gestion

** Mettre en forme toute documentation, rapport, courrier à vocation interne

• Rechercher et diffuser l’information et documents nécessaires au traitement des dossiers

• Contribuer au suivi des projets

Organiser les événements professionnels des équipes :

• Gérer le planning des responsables de la direction (réunions, rendez-vous, déplacements) et du personnel de la direction (réunions, congés, absences) 

• Gérer les événements internes :

** Préparer tout événement (séminaires, réunions, salons, ...) et en particulier les réunions de service : constitution des dossiers, convocation et relance des participants, …

** Élaborer les supports associés

** Organiser les voyages professionnels

o   Assister aux réunions de service

o   Prendre les RDV, tenir les agendas, réserver les salles

Gérer le service général :

• Vérifier le stock de fournitures

• Passer des commandes d'approvisionnement après du service concerné

• Dépanner au premier niveau les matériels de bureau

• Vous êtes titulaire d’un BTS Support à l’action managériales ou BTS Gestion de la PME ou équivalent

• Organisé, rigoureux, dynamique, vous soutiendrez, faciliterez et suivrez le travail du responsable afin de le rendre plus efficace. Vous assurez principalement le rôle d’interface et/ou de médiation dans les relations internes et externes, y compris dans un contexte international. D’où l’importance de maîtriser une langue étrangère (Anglais)

• Multitâche, vous vous occuperez de l’administration et de l’organisation du travail, vous saurez aussi identifier les problèmes et les besoins du responsable en proposant des solutions et peut même prendre en charge un dossier spécialisé ou bien organiser un événement.

• Assure une discrétion absolue et une gestion rigoureuse des informations sensibles, confidentielles ou stratégiques, en lien avec la direction et les instances décisionnelles.

• Flexibilité et adaptabilité face aux changements et aux imprévus