VSI - Chargé de mission - Administratif et Financier (F/H) - TOGO

L’Hôpital d’Elavagnon agit dans la région de l’Est-Mono au Togo depuis 1981, auprès des populations locales. Spécialisé dans l’accompagnement de la mère et de l’enfant, l’hôpital comprend 93 lits répartis au sein des services de pédiatrie, maternité, médecine et chirurgie.

En lien avec le personnel de l’hôpital et les autorités locales, le VSI, véritable bras droit du directeur de l’hopital, sera en charge de coordonner les différents services administratifs, afin de veiller à la bonne gestion hospitalière.

Ce projet, comprend plusieurs activités, tels que :

• Organisation et coordination de l’administration de l’hôpital

• Gestion financière, gestion de trésorerie, gestion budgétaire et contrôle de gestion

• Gestion des stocks et des immobilisations

• Relations extérieures

• Organisation d’évènements au sein de l’hôpital

Au sein de ce projet, le VSI sera chargé des missions suivantes :

1/ Organisation et coordination de l’administration de l’hôpital

• Définir les procédures et les protocoles administratifs, de l’étude des besoins au suivi financier

• Contrôler le respect des procédures pour chaque service de l’hôpital et proposer des améliorations pour renforcer le bon fonctionnement de l’hôpital,

2/ Gestion financière, gestion de trésorerie, gestion budgétaire et contrôle de gestion

• Analyser les recettes et dépenses de l’hôpital et proposer des améliorations pour renforcer l’autonomie financière de l’hôpital,

• Superviser la gestion comptable et fiscale avec le comptable ; la gestion de la paie avec le service RH ; la prise en charge des indigents avec l’assistant social ;

• Conseiller et assister le directeur de l’hôpital en matière de gestion financière (engagement des dépenses, suivi de la trésorerie, faisabilité de nouveaux projets…),

• Participer à la rédaction des rapports d’activités et de leurs annexes financières,

• Préparer, en lien avec la direction, les budgets en conformité avec les orientations de la direction de l’Ordre de Malte France. Contrôler leur réalisation par activité, service (ex : pharmacie, fonctionnement de l’hôpital, etc.),

• Proposer et concevoir des outils d’analyse financière et budgétaire,

• Participer aux comités de direction et aux réunions des responsables de services pour apporter un éclairage budgétaire (conseil, contrôle et suivi).

3/ Gestion des stocks et des immobilisations

• Rationaliser la gestion des stocks de médicaments et superviser les commandes mensuelles pour satisfaire les besoins de l’hôpital tout en prenant en compte ses contraintes budgétaires,

• Contrôler la bonne utilisation et la bonne mise à jour des logiciels de gestion et les utiliser pour réaliser des analyses permettant d’améliorer le fonctionnement de l’hôpital,

• Gérer les immobilisations de l’hôpital.

4/ Relations extérieures

• Développer et entretenir les relations avec les fournisseurs de médicaments de l’hôpital,

• Superviser les relations avec les organismes de contrôle (Office Togolais des Recettes, EXCO).

Pour ce volontariat, un Niveau Bac + 5 dans la gestion administrative ou tout autre diplôme annexe est requis.

Une connaissance des enjeux sanitaires et des principes humanitaires ou une appétence pour ce domaine, ainsi qu’une première expérience en administration d’entreprise, en comptabilité, en finance ou en Afrique serait un plus !

Le volontaire devra avoir des compétences en finances, comptabilité ou logistique et en maitriser les outils.

Il devra faire preuve d’autonomie, de flexibilité, apprécier le travail en équipe et être organisé et être rigoureux.

Ainsi qu’être capable de travailler dans un environnement multiculturel.

Poste à pourvoir en juin/juillet 2025 pour 12 mois