1 Assistant de direction du Pôle Solidarité (f/h)

L’assistant de direction apporte une aide permanente au directeur/trice de pôle en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

1.  Secrétariat courant et accueil

• Accueil physique et téléphonique,

• Travaux bureautiques : préparation de convocation, courriers, BE, réponses aux candidatures, mailing, rédaction et mise en forme de contrats, conventions…

• Assistance apportée aux services du pôle dans leur gestion du plan de classement des dossiers (réseau) 

• Secrétariat des commissions Solidarité (convocations, réservation de salles…),

• Organisation de réunions : préparation de salle, réservation, agenda, gros envois…

• Rédaction de comptes-rendus de réunions,

• Mise en forme de diaporamas & reprographie

• Suivi de la messagerie et coordination du calendrier synoptique,

• Gestion d’évènements conformément à la fiche de procédure interne,

2.  Missions particulières liées à l’assistance de la direction du pôle

• Etre en veille sur les dossiers en lien avec la vie du pôle,

• Présence à la réunion de pôle et/ou temps de travail privilégié avec la direction du pôle,

• Soutien à l’organisation professionnelle du directeur/trice du pôle (gestion proactive de l’agenda…),

• Interface avec les services communautaires,

• Préparation des dossiers du directeur/trice,

• Organiser le classement, notamment numérique et l’archivage des dossiers du directeur/trice,

• Gestion des dossiers confiés par la direction.

3.  Missions spécifiques

Service ISS – Initiatives sociales et de la santé

Assistance du directeur/trice du service :

• Commissions : préparation et suivi (invitations, compte-rendu…),

• Budget : suivi des marchés, subventions, préparation de conventions…

• Analyse des besoins sociaux : assistance lancement et renouvellement annuel,

• CLS : soutien administratif (publipostage, réservation de salles…),

• ESS : soutien administratif (publipostage, réservation de salles…),

CIAS – Centre Intercommunal d’Action Sociale

     Assistance du directeur/trice de service :

• Conseil d’administration : préparation et suivi (convocation, compte-rendu, mise en forme et transmission des délibérations en Préfecture …),

• Budget : suivi des marchés, subventions, préparation de conventions…

Service Enfance Jeunesse Parentalité

• Gestion de l’accueil physique et téléphonique du service (1 jour/semaine, le vendredi en 2025)

• En appui de l’assistante du service : gestion des candidatures animateurs, contrats de travail ALSH, courriers…

• Organisation de réunions : invitation, réservation salle, support visuel, compte-rendu…

Service Culture

• En appui de l’assistant.e Culture, aide à la préparation du festival des RIAS

• En appui de l’assistant.e Culture, aide ponctuelle au réseau Matilin en fonction des besoins

Service des Sports

• Direction Aquapaq : soutien administratif (candidatures, courriers écoles, clubs, lots aux associations…),

• Subventions aux clubs sportifs communautaires : instruction des dossiers,

• Clubs sportifs du territoire : instruction et suivi des subventions,

• Nautisme scolaire : suivi des fiches formulaires et de l’octroi des subventions.

4.  Remplacement de l’accueil général et du secrétariat de direction :

• Ouverture et enregistrement du courrier,

• Accueil physique et téléphonique de l’accueil général,

• Remplacement éventuel de l’assistante du directeur général et du président,

• Filtrage des appels, prise de messages et de rendez-vous

Savoirs / Savoir-faire :

• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales,

• Formation juridique appréciée,

• Maîtrise de l’outil informatique,

• Connaissances en finances publiques

Savoir être :

• Discrétion,

• Sens des relations,

• Diplomatie,

• Aptitude à travailler en équipe,

• Organisation rigoureuse,

• Polyvalence et adaptation,

• Capacité à développer une relation de confiance,

• Capacité d’anticipation.

Caractéristiques du poste :

• Rémunération/grade : Cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux, rémunération statutaire + régime indemnitaire

• Avantages : prime annuelle, chèques déjeuner, adhésion au CNAS, Amicale du personnel, contrat collectif de prévoyance, participation forfaitaire à la complémentaire santé si contrat labellisé, participation de l’employeur aux transports à hauteur de 75 % du coût de l’abonnement (sur présentation de justificatifs), forfait mobilité durable

• Temps de travail : Temps complet, 39h hebdomadaires avec RTT

• Lieux d’embauche : au Siège de Quimperlé Communauté, ainsi que le mardi sur le site de Kerjégu à Quimperlé auprès de la Direction ISS CIAS et le vendredi à l'ALSH de Tréméven auprès de la Direction Enfance Jeunesse Prévention.

• Date limite de candidature : le dimanche 23 février 2025

• Poste à pourvoir au 1er avril 2025 par un fonctionnaire, à défaut par un contractuel (CDD de 2 ans renouvelable 2 fois, pérennisation possible à l’issue des 6 ans).

Curriculum Vitae, lettre de motivation et copie du dernier arrêté de situation administrative à adresser jusqu’au 23 février 2025 inclus à Monsieur Le Président de Quimperlé Communauté