Chargé.e de gestion technico-administrative contrôle de conformité assainissement

1/ Planification et organisation des contrôles :

·       Veiller à la bonne planification et organisation des contrôles de conformité des installations privatives d’assainissement effectuées par les agents de terrain de la Régie en lien avec leurs disponibilités ;

·       Assurer un suivi des demandes de contrôles formulées par les usagers sur le site internet et veiller à la bonne prise en compte par le prestataire ou par les agents de la Régie ;

·       Réorienter les demandes de contrôle d’usagers qui concernent les prestataires ;

·       Effectuer ponctuellement les prises de RDV téléphoniques avec les usagers en optimisant notamment les temps de déplacements et le nombre de RDV journaliers ;

·       Mettre à jour les données administratives des usagers sur l’outil métier ;

·       Assurer le suivi des rendez-vous (confirmation, relance, mise à jour des données dans l’outil métier)

·       Être le contact privilégié avec les partenaires récurrents pour cette mission tels que les usagers, les agences immobilières et les notaires.

2/ Accueil physique, renseignements téléphoniques :

·       Recevoir, hiérarchiser et orienter les demandes physiques, téléphoniques, postales et électroniques en lien avec les missions réalisées ;

·       Conseiller les usagers et effectuer les réponses techniques de premier niveau.

3/ Rédaction et traitement des documents et suivi financier de la mission :

·       Effectuer les relectures des comptes rendu de contrôle de conformité puis les adresser aux usagers (par courriel ou via la plateforme dédiée) ;

·       Assurer le suivi administratif de l’ensemble des documents transmis ;

·       Vérifier les bilans mensuels envoyés par le prestataire ;

·       Réaliser les demandes d’achats concernant les demandes de contrôle de conformité. 

4/ Reporting :

·       Gérer et actualiser les tableaux de bord de suivi et indicateurs de la mission.

Savoir :

·       Connaissance des procédures administratives et financières ;

·       Connaissance des principes de base de fonctionnement des réseaux de collecte des eaux usées ou connaissances de base pour les réseaux d’assainissement (formation possible en interne) ;

·       Maîtrise des outils de bureautique ;

·       Connaissance des services transversaux et activités des prestataires.

Savoir-faire :

·       Elaborer et tenir à jour des tableaux de bord de suivi ;

·       Organiser des plannings et les adapter aux contraintes rencontrées ;

·       Utiliser l’application métier dédiée pour rechercher les informations nécessaires ;

·       Rédiger des réponses selon des modèles pré-établis ;

·       Effectuer le reporting de l’activité à l’appui de schémas et de tableaux synthétiques.

·       Aptitudes rédactionnelles (mails, courriers, comptes-rendus, etc.).

Savoir être :

·       Adaptabilité ;

·       Discrétion ;

·       Pédagogie ;

·       Rigueur, autonomie, force de proposition ;

. Sens de l'écoute et de la communication