Assistant de la Direction Générale F/H

Sous l'autorité hiérarchique de la responsable du pôle secrétariat de direction, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du secrétariat de la Présidence et de la Direction générale des services. Vous assurez les missions de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers relatifs à l'activité du Président, du Directeur général des services et de la Directrice générale adjointe à la stratégie. Vous avez une mission spécifique d'accompagnement de la Directrice générale adjointe à la stratégie pour son organisation et pour la gestion des dossiers stratégiques. Vous travaillez en binôme avec la responsable du pôle secrétariat et la remplacez en cas d'absence.

Missions :

Planification, suivi et assistance

-          Assister la responsable du pôle secrétariat dans la gestion des agendas et des réunions pour le Président et le DGS

o   Traitement et transmission des courriers électroniques sur l’adresse électronique commune

o   Recueil des notes, éléments de langage, impressions, etc.

o   Réservation, vérification + préparation des salles de réunion (eau, machines à café, mise en place, création et sécurisation des visios, etc.)

o   Préparation et envoi des vœux institutionnels de l’agglomération

-          Gérer l’agenda de la DGA Stratégie : prendre et organiser les rendez-vous, organiser la logistique des réunions, gérer les relations avec les partenaires

-          Apporter un appui à la DGA Stratégie en termes d’organisation sur la gestion des dossiers stratégiques de la direction en mode projet

-          Assister la direction des affaires juridiques et du foncier lors des bureaux et conseils communautaires

Traitement des dossiers et rédaction de documents

-          Organisation, traitement et transmission des courriers électroniques sur l’adresse électronique commune

-          Gestion des courriers et parapheurs en collaboration avec l’accueil et les appariteurs

-          Mise en forme tous types de courriers et d’écrits professionnels à la demande de la DGA Stratégie

-          Mise à jour d’une base d’informations (base de données protocole, fichiers élus)

-          Appui de la responsable pour la préparation des dossiers d’entretiens professionnels

-          Mise à jour du tableau dates importantes papier + intranet

-          Préparation étiquettes/courriers Magazine A42 en collaboration avec la COM

-          Mise à jour des contacts protocole + gestion du logiciel

-          Gestion véhicule de fonction et relations avec le garage de la DGST

Gestion de l’information, classement et archivage de documents

-          Réception, vérification et enregistrement des dossiers

-          Recherche et diffusion des informations

-          Création et lise à jours de fichiers de fichiers (bases de données, commissions, vœux, etc.)

-          Classement et archivage

Suivi budgétaire

-          Bons de commande fournisseurs de la direction

-          Gestion des stocks (fournitures, boissons, etc.)

o      Savoirs

-         Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie et agenda électronique) 

-          Très bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

-          Connaissance du logiciel CIRIL

-          Permis

o        Savoir-faire

-          Maîtrise des techniques rédactionnelles et très bon niveau d’orthographe (courriers administratifs, courriels, notes administratives) 

o        Savoir-être

-          Disponibilité et réactivité 

-          Respect des obligations de discrétion et de confidentialité 

-          Sens du relationnel 

-          Représentation de l’agglomération auprès des interlocuteurs du Président et de la Direction générale

Contraintes du poste :

-          Présence par roulement aux réunions mensuelles programmées après 18h00 

-          Prises de congés en alternance avec la responsable du pôle

-          Horaires fixes imposés, liés à l’accueil du public