Gestionnaire archives et documentation

Le Gestionnaire Archives & Documentation (GAD) gère l'intégralité du cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage, en passant par leur diffusion et mise à jour. Il veille à leur accessibilité pour les utilisateurs concernés tout en garantissant leur conformité. 

👉 Au quotidien, en tant que Gestionnaire archives et documentation, vous serez amené(e) à :

Gestion documentaire et archivage :

·       Garantir le respect du processus Rédacteur/Vérificateur/Approbateur (RVA) en veillant à la traçabilité complète de chaque étape,

·       Contribue à la rédaction et à la mise à jour des documents de sécurité, incluant les instructions opérationnelles (consignes locales, livrets de procédures, infos sécurité, fiches PEREX, etc.

·        Exploiter et optimiser les systèmes de gestion documentaire (GED),

·       Proposer des améliorations en fonction des besoins,

·       Organiser et mettre à jour l'archivage des documents,

·       Garantir la conformité et la sécurité des archives selon les normes IT.

Veille, production et diffusion documentaire :

·       Réaliser activement la veille documentaire,

·       Participer à la rédaction, relecture et mise à jour des documents DSI,

·       Mettre en place des outils de suivi et des KPI pour la gestion documentaire,

·       Appliquer les règles strictes de conservation des documents (accès, diffusion, abrogation),

·       Créer et fournir des modèles-types de documents sur demande,

·       Garantir la conformité des documents aux standards internes,

·       Assurer l'accès, la mise à jour et la diffusion des documents pour les utilisateurs internes et externes,

·       Garantir la diffusion et l'archivage des procédures internes

Interactions, coordination avec les autres Directions, support aux utilisateurs :

·       Assister le Directeur et son adjoint dans la rédaction de documents,

·       Être l’interface privilégié des gestionnaires de collections de postes,

·       Assurer la liaison documentaire entre les Directions,

·       Animer des sessions de sensibilisation aux bonnes pratiques de gestion et d’archivage documentaire.

🚆 Embarquez avec nous si…

·       Vous justifiez d’une expérience sur un poste similaire, vous ayant permis de développer des connaissances sur la gestion complète du cycle de vie des documents.

·       Vous avez des connaissances sur les normes, législations et techniques d’archivage, y compris l'archivage numérique et la conservation des unités d’archivage.

·       Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques, les systèmes de gestion documentaire (GED) et de veille documentaire, et les systèmes de gestion de la sécurité (SGS).

·       Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité rédactionnelle et d’analyse, votre sens de l’organisation et du détail, votre rigueur, créativité et votre adaptabilité.

·       Vous savez faire preuve d’autonomie tout en prenant des initiatives et en étant capable de travailler en équipe.

·       Vous parlez couramment français et la pratique d’une deuxième langue (notamment l’Italien) serait un plus.

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·       Diverses Activités Sociales & Culturelles proposées par le CSE : cartes cadeaux Noël, chèques vacances ANCV, billetteries spectacles, événements…

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