SECRETAIRE SERVICE SANTE ET SERVICE DES RELATIONS INTERNATIONALES H/F

    Description

    L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et dix-sept centres de recherche
    Depuis sa création en 1992, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.

    Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.

    Mission

    Poste partagé : 50 % secrétariat service santé / 50 % gestionnaire mobilité entrante service relations internationales

    Service santé :

    • Produire des documents professionnels

    • Communiquer par écrit

    • Assurer le stockage, la traçabilité et la conservation des dossiers papier et électroniques.

    • Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure. Transmettre les informations à l’oral et à l’écrit

    • Concevoir, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...)

    • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports...), les reproduire et les diffuser

    • Renseigner et orienter les étudiants vers les structures et les services adéquates

    • Gérer les RDV des étudiants et des personnels du service

    • Accompagner la direction du service dans la gestion et l’organisation des activités de l’équipe

    • Assurer la prise en charge administrative des étudiants et des activités du service

    • Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier. Gérer le courriel.

    • Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés

    • Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques

    • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

    • Assurer et suivre la maintenance de premier niveau du parc de matériel et des installations.

    • Classer et archiver les documents et informations (papier et numérique)

    Service relations internationales :

    • Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité des relations internationales ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du service ; Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes :

    • Gestion des mobilités courtes des étudiants d’échange entrants (avant, pendant et après le séjour) dans le cadre du Programme Erasmus+ (« Programmes Intensifs Hybrides »), :

    • Dossier de candidature et dossier administratif en lien avec les partenaires internationaux et les composantes de l’Artois, inscriptions administrative et pédagogique des étudiants, édition des relevés de notes des étudiants.

    • Gestion des dossiers des vacataires étudiants tuteurs pour l’accueil et l’intégration des étudiants étrangers d’échange (processus de recrutement, contrats, vérification des heures pour mise en paiement, …).

    •  Organisation du cours de Français Langue Etrangère à destination des étudiants d’échange pour chaque semestre (réservation des salles, planning des cours, vérification des heures des heures pour mise en paiement, recrutement éventuel d’un enseignant).

    •  Gestion de la mobilité des personnels Erasmus+ entrants en mobilité d’enseignement ou de formation.

    • Gestion en collaboration avec un autre agent de la convention d’hébergement de l’Université d’Artois avec le CROUS.

    •  Appui à l’organisation et accompagnement de visites touristiques en groupes pour les étudiants d’échange entrants.

    Profil

    • Formation spécifique en secrétariat médical ou médico-social (de préférence) ou en secrétariat général avec expérience dans un poste du domaine de la santé

    • Cadre légal et déontologique dans le domaine de la santé et des services de santé étudiante

    • Cadre légal et organisation de l’Enseignement Supérieur

    • Connaissances spécifiques mises en œuvre dans le cadre de la mission :

    • Pack Office : Word et Excell niveau avancé

    • Logiciel de santé

    • Outil de prise de RDV en ligne

    • Logiciel de gestion d’achats

    • Usager avancé des outils informatiques propres aux fonctions de secrétariat

    • Notions de base des techniques de communication orale et écrite

    • Culture internet

    • Techniques de communication – expression écrite et orale dans un contexte international

    • Niveau d’anglais exigé : B2

    Savoir-faire (compétences opérationnelles) :

    • Communiquer avec des collègues de son domaine

    • Accueillir et prendre des messages

    • Travailler en équipe et en relation partenariale

    • Analyser et comprendre les demandes

    • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

    • Notions de base du domaine médical et social.

    • Gestion des priorités et des urgences

    • S'exprimer à l’oral et à l’écrit

    • Utiliser couramment les modes de communication (électronique, téléphone)

    • Utiliser les outils bureautiques

    • Appliquer la réglementation et respecter les procédures

    • Trier, hiérarchiser et classer les informations.

    • Analyser et gérer les demandes d'information

    • Gérer la confidentialité des informations et des données

    • Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres

    • Enregistrer les messages et rendre compte

    • Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage

    • Recueil, analyse et traitement des données

    • Savoir s’exprimer en anglais (écrit principalement) et savoir traiter des documents en anglais

    Savoir-être (compétences comportementales) :

    • Sens de l’organisation

    • Capacité d’adaptation

    • Réactivité

    • Rigueur / Fiabilité

    • Sens relationnel

    • Respect du secret médical et de la confidentialité des données

    • Capacité d’écoute

    • Curiosité intellectuelle

    • Respect du code de déontologie

    • Attitude et motivation à suivre des formations actualisées dans le cadre de ses fonctions

    Contrat CDD jusqu'au 18/02/2025

    Rémunération brute mensuelle : 1806 euros.