SECRETAIRE SERVICE SANTE ET SERVICE DES RELATIONS INTERNATIONALES H/F

Poste partagé : 50 % secrétariat service santé / 50 % gestionnaire mobilité entrante service relations internationales

Service santé :

• Produire des documents professionnels

• Communiquer par écrit

• Assurer le stockage, la traçabilité et la conservation des dossiers papier et électroniques.

• Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure. Transmettre les informations à l’oral et à l’écrit

• Concevoir, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...)

• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports...), les reproduire et les diffuser

• Renseigner et orienter les étudiants vers les structures et les services adéquates

• Gérer les RDV des étudiants et des personnels du service

• Accompagner la direction du service dans la gestion et l’organisation des activités de l’équipe

• Assurer la prise en charge administrative des étudiants et des activités du service

• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier. Gérer le courriel.

• Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés

• Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques

• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

• Assurer et suivre la maintenance de premier niveau du parc de matériel et des installations.

• Classer et archiver les documents et informations (papier et numérique)

Service relations internationales :

• Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité des relations internationales ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du service ; Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes :

• Gestion des mobilités courtes des étudiants d’échange entrants (avant, pendant et après le séjour) dans le cadre du Programme Erasmus+ (« Programmes Intensifs Hybrides »), :

• Dossier de candidature et dossier administratif en lien avec les partenaires internationaux et les composantes de l’Artois, inscriptions administrative et pédagogique des étudiants, édition des relevés de notes des étudiants.

• Gestion des dossiers des vacataires étudiants tuteurs pour l’accueil et l’intégration des étudiants étrangers d’échange (processus de recrutement, contrats, vérification des heures pour mise en paiement, …).

•  Organisation du cours de Français Langue Etrangère à destination des étudiants d’échange pour chaque semestre (réservation des salles, planning des cours, vérification des heures des heures pour mise en paiement, recrutement éventuel d’un enseignant).

•  Gestion de la mobilité des personnels Erasmus+ entrants en mobilité d’enseignement ou de formation.

• Gestion en collaboration avec un autre agent de la convention d’hébergement de l’Université d’Artois avec le CROUS.

•  Appui à l’organisation et accompagnement de visites touristiques en groupes pour les étudiants d’échange entrants.

• Formation spécifique en secrétariat médical ou médico-social (de préférence) ou en secrétariat général avec expérience dans un poste du domaine de la santé

• Cadre légal et déontologique dans le domaine de la santé et des services de santé étudiante

• Cadre légal et organisation de l’Enseignement Supérieur

• Connaissances spécifiques mises en œuvre dans le cadre de la mission :

• Pack Office : Word et Excell niveau avancé

• Logiciel de santé

• Outil de prise de RDV en ligne

• Logiciel de gestion d’achats

• Usager avancé des outils informatiques propres aux fonctions de secrétariat

• Notions de base des techniques de communication orale et écrite

• Culture internet

• Techniques de communication – expression écrite et orale dans un contexte international

• Niveau d’anglais exigé : B2

Savoir-faire (compétences opérationnelles) :

• Communiquer avec des collègues de son domaine

• Accueillir et prendre des messages

• Travailler en équipe et en relation partenariale

• Analyser et comprendre les demandes

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

• Notions de base du domaine médical et social.

• Gestion des priorités et des urgences

• S'exprimer à l’oral et à l’écrit

• Utiliser couramment les modes de communication (électronique, téléphone)

• Utiliser les outils bureautiques

• Appliquer la réglementation et respecter les procédures

• Trier, hiérarchiser et classer les informations.

• Analyser et gérer les demandes d'information

• Gérer la confidentialité des informations et des données

• Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres

• Enregistrer les messages et rendre compte

• Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage

• Recueil, analyse et traitement des données

• Savoir s’exprimer en anglais (écrit principalement) et savoir traiter des documents en anglais

Savoir-être (compétences comportementales) :

• Sens de l’organisation

• Capacité d’adaptation

• Réactivité

• Rigueur / Fiabilité

• Sens relationnel

• Respect du secret médical et de la confidentialité des données

• Capacité d’écoute

• Curiosité intellectuelle

• Respect du code de déontologie

• Attitude et motivation à suivre des formations actualisées dans le cadre de ses fonctions

Contrat CDD jusqu'au 18/02/2025

Rémunération brute mensuelle : 1806 euros.