Technicien en formation et orientation H/F
Béthune, 62400
CDD
01/09/2024
1821€
Description
L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et dix-sept centres de recherche.
Depuis sa création en 1992, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.
Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.
Mission
o Gestion Administrative, Comptable et Financière
- Elaborer le budget du Hubhouse en lien avec les chargés de Projet et le responsable administratif de Cap Avenir
- Suivi du budget du Hubhouse
- Recherche de prestataires et demande de devis en fonction des projets et événements Hubhouse
- Saisir les bons de commandes et suivre le service fait
- Mettre en paiement les factures
- Recenser les besoins divers (fournitures administratives, objets de communication, livres, et bien d’autres ..)
- Organisation des réunions, rédaction des procès-verbaux ou des comptes rendus
- Gestion de la boite mail institutionnelle et des agendas des chargés de projets
o Accueil des étudiants
- Renseigner les étudiants sur les différentes actions mises en place par le Hubhouse (conférences, formations, événements divers..)
- Transmettre les actualités hubhouse et les divers événements organisés par les partenaires socio-économiques par emailing
o Organisation des animations, évènements, activités autour de l’entrepreneuriat afin de sensibiliser et diffuser l’information
- Gérer les aspects logistiques (réservation de salles, gestion des frais de bouche, du matériel, convocation des intervenants…)
- Mettre en place les dossiers de vacations avec les intervenants extérieurs
- Suivi administratif des étudiants inscrits en D2E
- Communiquer la planification des interventions des vacataires et suivre la consommation des heures afférentes
- Assurer la communication sur les différents réseaux sociaux du Hubhouse (Instagram, Linkedin) en collaboration avec l’équipe de gestion de projet
- Créer les supports de communication adaptés aux besoins du Hubhouse (connaissance de Canva, CapCut…)
o Contribution à la mise en place, à la promotion et à a valorisation des outils nationaux et régionaux d’aide à la création
- Alimenter les différents outils mis en place par la région des actions/événements organisés par le Hubhouse
o Participation aux activités du service Cap Avenir, notamment les événementiels (JPO, Journée d’intégration,…)
Conditions particulières d’exercice (NBI, régime indemnitaire - groupe de fonctions IFSE …) :
Encadrement : NON-OUI Nb agents encadrés par catégorie : … A - … B - … C
Conduite de projet : NON-OUI
Profil
Connaissance, savoir :
- de l’offre de formation de l’Université d’Artois
- du système éducatif français, notamment de l’Enseignement Supérieur régional, national
- des différents secteurs professionnels et de la fonction publique
- du réseau des structures d’accompagnement à la création d’entreprise
Savoir-faire :
o Gestion administrative
- Organisation des réunions, rédaction des procès-verbaux ou des comptes rendus
- Mise en forme des courriers
- Suivi administratif des étudiants inscrits en D2E
- Organisation logistique des actions du Hubhouse
- Gestion des emplois du temps
o Bureautique et TIC
- Maîtrise des logiciels de bureautique, et autres plateforme ou logiciels d’animation de réunion
- Pratique intense de la messagerie électronique de l’Université
o Gestion comptable et financière
- maîtriser les fonctionnalités du progiciel utilisé par l’Université d’Artois (en l’occurrence SIFAC, OSE…)
- connaissance de la conception et du suivi d’un budget.
Savoir-être :
- Posséder le sens du contact, de l’accueil
- Donner l’information exacte ou réorienter vers le meilleur relais
- Avoir le sens de la confidentialité
- Sens de l’organisation, notamment hiérarchiser les actions à conduire
- Rendre compte
- Esprit d’équipe (service d’information multipolaire)
- Grande rigueur
- Dynamisme
- Sens des responsabilités
- Polyvalence
Contrat à durée déterminée du 01er septembre 2024 au 31 août 2025, renouvelable.
Contrat de catégorie B - Rémunération brute mensuelle : 1821,43 € + attribution d'une prime mensuelle éventuelle.