Technicien en formation et orientation H/F

o Gestion Administrative, Comptable et Financière

- Elaborer le budget du Hubhouse en lien avec les chargés de Projet et le responsable administratif de Cap Avenir

- Suivi du budget du Hubhouse

- Recherche de prestataires et demande de devis en fonction des projets et événements Hubhouse

- Saisir les bons de commandes et suivre le service fait

- Mettre en paiement les factures

- Recenser les besoins divers (fournitures administratives, objets de communication, livres, et bien d’autres ..)

- Organisation des réunions, rédaction des procès-verbaux ou des comptes rendus

- Gestion de la boite mail institutionnelle et des agendas des chargés de projets

o Accueil des étudiants

- Renseigner les étudiants sur les différentes actions mises en place par le Hubhouse (conférences, formations, événements divers..)

- Transmettre les actualités hubhouse et les divers événements organisés par les partenaires socio-économiques par emailing

o Organisation des animations, évènements, activités autour de l’entrepreneuriat afin de sensibiliser et diffuser l’information

- Gérer les aspects logistiques (réservation de salles, gestion des frais de bouche, du matériel, convocation des intervenants…)

- Mettre en place les dossiers de vacations avec les intervenants extérieurs

- Suivi administratif des étudiants inscrits en D2E

- Communiquer la planification des interventions des vacataires et suivre la consommation des heures afférentes

- Assurer la communication sur les différents réseaux sociaux du Hubhouse (Instagram, Linkedin) en collaboration avec l’équipe de gestion de projet

- Créer les supports de communication adaptés aux besoins du Hubhouse (connaissance de Canva, CapCut…)

o Contribution à la mise en place, à la promotion et à a valorisation des outils nationaux et régionaux d’aide à la création

- Alimenter les différents outils mis en place par la région des actions/événements organisés par le Hubhouse

o Participation aux activités du service Cap Avenir, notamment les événementiels (JPO, Journée d’intégration,…)

Conditions particulières d’exercice (NBI, régime indemnitaire - groupe de fonctions IFSE …) :

Encadrement : NON-OUI                                          Nb agents encadrés par catégorie : … A - … B - … C

Conduite de projet : NON-OUI 

Connaissance, savoir :

- de l’offre de formation de l’Université d’Artois

- du système éducatif français, notamment de l’Enseignement Supérieur régional, national

- des différents secteurs professionnels et de la fonction publique

- du réseau des structures d’accompagnement à la création d’entreprise

Savoir-faire :

o Gestion administrative

- Organisation des réunions, rédaction des procès-verbaux ou des comptes rendus

- Mise en forme des courriers

- Suivi administratif des étudiants inscrits en D2E

- Organisation logistique des actions du Hubhouse

- Gestion des emplois du temps

o Bureautique et TIC

- Maîtrise des logiciels de bureautique, et autres plateforme ou logiciels d’animation de réunion

- Pratique intense de la messagerie électronique de l’Université

o Gestion comptable et financière

- maîtriser les fonctionnalités du progiciel utilisé par l’Université d’Artois (en l’occurrence SIFAC, OSE…)

- connaissance de la conception et du suivi d’un budget.

Savoir-être :

- Posséder le sens du contact, de l’accueil

- Donner l’information exacte ou réorienter vers le meilleur relais

- Avoir le sens de la confidentialité

- Sens de l’organisation, notamment hiérarchiser les actions à conduire

- Rendre compte

- Esprit d’équipe (service d’information multipolaire)

- Grande rigueur

- Dynamisme

- Sens des responsabilités

- Polyvalence

Contrat à durée déterminée du 01er septembre 2024 au 31 août 2025, renouvelable.

Contrat de catégorie B - Rémunération brute mensuelle : 1821,43 € + attribution d'une prime mensuelle éventuelle.