Une université proche de vous!
Adjoint en gestion administrative
Arras, 62000
CDD
01/01/2027- 31/12/2027
903€
Description
L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et quinze centres de recherche.
Depuis sa création en 1992, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.
Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.
L’ensemble des postes à pourvoir publiés par l’Université d’Artois est ouvert aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi, en application des dispositions des articles L. 5212-13 et L.5212-2 du Code du Travail.
Missions
Activités principales :
Référent CAP AVENIR :
- Gestion et suivi des conventions de stage de l’UFR
- Mise à jour des formations en lien avec CAP Avenir dont AMETYS : formations en ligne
- Appui à l’organisation d’événements primo-entrants : journée de cohésion (CVEC), journées d’immersion et cordées de la réussite, salons de l’étudiant, étudiants ambassadeurs…
Scolarité
- Gestion des candidatures et validations d’études en licence et master, (plateforme études en France) : réception des dossiers, enregistrement, commission d’examen des candidatures
- Suivi des inscriptions, référent contrat région chargé de l’accompagnement des étudiants extracommunautaire.
- Actualisation des guides des études
Affaires générales - secrétariat du responsable administratif
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels enseignants
- Contrôle mensuel des données de reprographie
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative générale
- Rédaction des courriers, bordereaux d’envoi, mails
- Saisir, mettre en forme des documents divers et les diffuser
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
- Classer et archiver des documents
- Gestion des mises à jour des ordinateurs portables
- Participation aux différentes activités de l’UFR, renfort polyvalent
Profil
Connaissance, savoir :
- Connaissance de l’environnement et réseaux professionnels et en particulier de l’organisation universitaire (services, relations fonctionnelles)
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité : connaissance de la réglementation des examens
- Techniques d’élaboration de documents
- Techniques d’accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication
Savoir - faire : (compétences opérationnelles)
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
Utiliser les outils bureautiques (Excel en particulier)
Savoir être :
- rigueur et autonomie
- réactivité et capacité d’organisation
- sens du relationnel et du service public
- Savoir travailler en équipe
- savoir communiquer en interne et en externe