Responsable administratif H/F
Description
L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et dix-sept centres de recherche.
Depuis sa création en 1992, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.
Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.
Mission
Activités principales :
Gestion administrative de la composante, en coordination avec le Directeur de la Faculté des Sports et de l’Education Physique, au sein de l’équipe de direction.
Coordination de l’équipe administrative et technique.
Missions :
- Pilotage de la composante au sein de l’équipe de Direction
- Relations avec les services centraux de l’établissement, les institutions et partenaires extérieurs (notamment les collectivités locales et territoriales)
- Gestion administrative et suivi des dossiers de la composante (personnels, conventions, suivi des bâtiments, élaboration du budget prévisionnel de la composante et suivi de son exécution, etc.)
- Veille juridique et évolution des textes réglementaires)
- Gestion de la vie institutionnelle de la composante (conseil d’UFR, élections)
Activités ou tâches liées au poste :
- Suivi des services prévisionnels et saisie et suivi des services effectués dans OSE
- Coordination des missions de l’équipe administrative et du personnel technique
- Gestion administrative de la composante
- Gestion des relations internes et extérieures
- Management des personnels administratifs et techniques
Profil
Connaissance, savoir :
- Connaissance des textes règlementaires liés au fonctionnement des établissements publics d’enseignement supérieur
- Connaissance des systèmes de gestion, d’analyse et d’information en usage au sein de l’Université d’Artois (utilisation des logiciels notamment)
- Compétences rédactionnelles (mémorandums, notes de synthèse, courriers, etc.)
- Techniques de réunion (animation, régulation, remédiation)
Savoir-faire :
- Management et animation des personnels administratifs et techniques
- Maîtrise des outils bureautique
- Montage et suivi des dossiers administratifs
- Compétences en matière de gestion financière
- Capacité d’autoévaluation (maîtrise des outils et des formes : diagnostic, formative, etc.)
Savoir être :
- Sens du management et du travail en équipe
- Qualités relationnelles (sens de l’écoute, du dialogue)
- Valorisation des personnes et souci de formation permanente
- Disponibilité
- Sens du service public
Dimensions relationnelles du poste :
- internes à l’université : équipe administrative, étudiants, enseignants, services centraux, composantes de l’Université d’Artois, assistante sociale, infirmière, BU, FCU, Cap Avenir…
- externes à l’université : partenaires extérieurs : collectivités locales, fédérations et ligues sportives…