Une université proche de vous!
Gestionnaire scolarité H/F
Arras, 62000
CDD
01/09/2026- 31/08/2027
2000€- 2026€
Description
L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et quinze centres de recherche.
Depuis sa création en 1992, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.
Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.
L’ensemble des postes à pourvoir publiés par l’Université d’Artois est ouvert aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi, en application des dispositions des articles L. 5212-13 et L.5212-2 du Code du Travail.
Missions
· Gestion courante des opérations de scolarité en lien avec les composantes (XXX est correspondant(e) attitré(e) UFR Sciences)
· Gestion de tous les types de certifications (langues et informatique) en lien avec les composantes
· Assurer l’organisation et la logistique des sessions de certifications
· Créer des procédures et les mettre à jour pour les actes administratifs liés à la certification et la gestion des usagers sur Apogée
· Assurer l'accueil physique, téléphonique et mails (boite générique) et être l’interlocuteur des étudiants pour l’ensemble de leurs démarches administratives relatives aux études
Participer aux tâches communes des gestionnaires de scolarité du Bureau de la scolarité en cas de surcharge de travail, notamment les inscriptions en présentiel des étudiants extracommunautaires et les opérations de gestion courante entre les composantes et la Direction des Etudes sur l’ensemble des questions relevant de la scolarité
Profil
Connaissance, savoir :
· Maîtriser le progiciel de gestion des étudiants APOGEE (inscription administrative, recherche du dossier universitaire, annulation et remboursement d’inscription, codification et édition des diplômes, réédition de carte d’étudiant). Notamment, Structures et MCC, saisie des notes et résultats pour les certifications CLES et PIX
· Connaître la réglementation et renseigner les usagers et les correspondants sur les procédures relatives aux dossiers en charge (dont certifications)
· Mettre en application ces procédures et les consignes données
· Connaître les bases de l’environnement bureautique (traitement de texte, tableurs…)
· Maîtriser l’expression écrite et orale courante
· Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’établissement
· Connaître et faire la distinction entre les procédures de validation (VAP, VAE, VE, VUE, VEE)
Savoir-faire :
· Saisir, réaliser et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports…)
· Recueillir et consigner des informations et des pièces complémentaires nécessaires à un dossier
· Savoir mettre à jour des fichiers de données
· Prendre en charge ou orienter les demandes des usagers et des correspondants
· Savoir organiser son temps de travail
· Utiliser les modes de communication électroniques
· Savoir procéder sur les applications : Apogée, Easy-Id, Pastel, Validations, eCandidat et Transferts
· Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
Savoir-être :
· Être à l’écoute de l’usager, l’aider dans ses démarches auprès de la Direction des Etudes
· Travailler dans un esprit d’équipe à la réalisation des missions du service
· Réactivité dans un calendrier d’urgence lié aux activités de la Direction des études
· Partager l’information
· Sens de l’anticipation et de la prévision
· Capacité d’adaptation aux évolutions du service
· Prêter assistance aux collègues en cas de surcharge de travail
CDD du 01/09/2026 au 31/08/2027