Assistant administratif formations et projets Institut One Health H/F

📝 Vos missions & activités (liste non exhaustive).

L’Institut One Health, structure récente, œuvre au déploiement de formations pour les décideurs publiques et privés sur la thématique Une Seule Santé – One Health.

Dans le cadre de son développement, elle renforce la gestion de ses services généraux et fonctions transverses par la création d’un poste dédié, à mi-temps.

Véritable co-équipier(e) en charge du back-office de l’Institut One Health, vous prenez en charge la réussite de vos missions, en lien avec l’équipe opérationnelle, dans laquelle vous contribuez et sous la responsabilité du Chef de Projet et de la Direction de l’ENSV-FVI.

Organisation administrative et logistique des actions de formation :

• Répondre aux demandes de renseignement, en lien avec l’équipe formation.

• Créer les sessions d’inscription administrativement, suivre les inscriptions et assurer la correspondance avec les candidats et inscrits ; Produire les contrats et conventions, les convocations et attestations ; Assurer la gestion administrative et financière des sessions et mettre en place l'ensemble des conditions logistiques exigées pour l'action.

• Assurer la clôture administrative et préparer la clôture comptable de l'action.

• Traiter les formulaires de satisfaction en lien avec la Responsable Assurance Qualité.

• Contrôler la qualité des données, tenir des tableaux de bord de suivi.

• Assurer l'interface avec les services ressources en interne.

Relations avec les partenaires et les intervenants :

• Coordonner la coopération administrative et comptable opérationnelle avec les services homologues des partenaires.

• Assurer l'accueil physique des intervenants formateurs ; Accompagner les intervenants formateurs dans l'utilisation des plateformes et outils pédagogique

• Informer sur les dispositifs et les actions programmées.

• Assister et accompagner les partenaires et intervenants dans la prise en charge des aspects administratifs et comptables de leur mission de formation.

Activités de secrétariat :

• Assurer la gestion de la boite mail.

• Mettre en forme des documents.

• Procéder au référencement, au classement et à l'archivage des documents, dossiers et mails.

• Assurer le soutien logistique aux déplacements de l’équipe IOH pour leurs missions.

• Fournir des données pour les bilans et suivis financiers et d’activités.

❗Spécificités du poste : déplacements ponctuels.

🕵️‍♀️ Vos atouts

• Compétences et expérience confirmée dans la prise en charge administrative et comptable d’actions de formation continue et/ ou de gestion de projets de formation en établissements d’enseignement supérieurs.

• Maîtrise de l’informatique.

• Rigueur, organisation, réactivité, sens de l’initiative, force de proposition.

• Aisance relationnelle et qualité d’écoute. Travail en équipe.

• Une expérience des logiciels et procédures publiques est un plus.

Diplôme souhaité : Niveau BAC +2. Une expérience confirmée sur un poste similaire est recommandée.

😃 Nous vous offrons :

• CDD de 1 an à mi-temps – catégorie B.

• Prise de poste : 01/12/2024.

• Restauration subventionnée et sur site

• Modulation horaire du temps de travail et 2 jours de télétravail par semaine possible.

• Restauration subventionnée et sur site.

• Accès aux personnes à mobilité réduite / RQTH

• Remboursement partiel des transports en commun.

• Remboursement d’une partie de la mutuelle dans le cadre de la protection sociale complémentaire.

• Activités sportives et culturelles.

• Prestations sociales.

• Accès à la formation professionnelle selon l’offre locale et nationale.

🤝Rémunération : Selon profil et expérience.

✍️ Pour candidater : CV et LM à envoyer avant le 25/10/2024