Référent Etat civil et Agence Postale Communale (F/H)

Sous l’autorité du Responsable de service Affaires publiques, l’agent est donc chargé d’intervenir en soutien au responsable du service sur les questions complexes liées au domaine d’activité. Il développe, dans ce cadre, une mission d’expertise en direction des agents du service. Il est l’adjoint au responsable et a en charge des missions de contrôle sur les prestations délivrées par le pôle , la gestion du funéraire et l’organisation matérielle des scrutins.

Il sera également en charge de l’information du public, le traitement des demandes au guichet (par roulement)

Back office

-Suivi des statistiques des activités du service
-Coordination avec l'assistante de direction VSC pour réponse à transmettre à l'usager
-Suivi des demandes d’achat et/ou de renouvellement des concessions funéraires
-comedec
-contrôle des registres (reconnaissance, légitimation, changement de nom) et ouverture/fermeture des registres
-contrôle des rectifications
-mentions : gestion des mentions complexes (nationalité, changement de nom, adoption plénière, adoption simple) et gestion des mentions transmises dans la pochette du courrier arrivé, rectifications administratives
-mariage : convocation aux auditions mariage, contrôle des dossiers mariage, information cabinet, réservation salle, affichage publication des bans et CNO, transformation du dossier feuillets et livret, actes, impression consentement, liens diverses avec le cabinet du Maire)
-cimetière et funéraire : gestion et suivi du cimetière et du funéraire, gestion des arrêtés municipaux, gestion du site Gescime
-pacs : vérification des dossiers
-Livret de famille : gestion de l'enregistrement des livrets arrivés et départ de RLP (traitement de la pochette courrier)

-recensement militaire : gestion des envois trimestriels
-élections : organisation des scrutins électoraux, gestions des courriers de radiation, gestion et suivi de la commission de contrôle des listes électorales
-organisation du tirage des jurés criminels et de la cérémonie citoyenneté

En plus de ses missions de travail de back office, il interviendra en polyvalence sur le service :

au Guichet poly-compétent

Accueillir, informer le public, instruire et suivre les dossiers suivants :

-les démarches pour le service état civil
-titres sécurisés (prise de dossiers, contrôle des dossiers et gestion des recueils complémentaires)
-recensement militaire
-attestation d’accueil (prise des dossiers et courriers afférents)
-inscriptions sur les listes électorales (nouvelles inscriptions, changements d’adresse/état civil…)
-attestations de vie et certificats divers
-légalisation de signature

Enfin, il est également un soutien à l’agent en charge de l’agence postale communale et intervient ponctuellement sur le site de la mairie annexe où il a pour missions :

-assurer l’accueil et la délivrance des produits et services postaux et financiers (les matins du mardi au samedi)
-vente de produits : timbres à usage courant dont timbres et carnets de timbres philatéliques, enveloppes, emballages Colissimo, Chronopost, Pack déménagement, pack garde du courrier, enveloppes de réexpédition
-affranchissements
-dépôts et retraits d’objets y compris recommandés
-services de proximité : contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier

Le Guichet polyvalent est assuré par l’ensemble des agents du service par roulement.

Formation de niveau bac minimum souhaitée

Qualités requises:

Compétences juridiques requises en matière d’état civil et gestion des cimetières

Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook)

S’adapter, analyser et gérer rapidement des situations imprévues, variées et liées aux contraintes

inhérentes à l’accueil du public

Traiter les dossiers avec rigueur et méthode - Expérience administrative indispensable.

Qualités relationnelles avérées : contact avec les administrés et les élus.

Goût du travail en équipe, solidarité

Disponibilité et discrétion et réserve


Compétences souhaitées :

Accueillir le public avec amabilité

S’exprimer clairement et reformuler les demandes

Favoriser l’expression de la demande

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

Savoir enregistrer les opérations bancaires courantes

Savoir appliquer les procédures de contrôle d’identité

Savoir appliquer les procédures de manipulations de fonds

Savoir gérer une trésorerie

Savoir utiliser les outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook)