Référent Polyvalent Agent d’accueil « Agence Postale Communale » (F/H)

En polyvalence sur le service, vous aurez pour missions :

• Sur le pôle état civil :

Guichet poly-compétent

Accueillir, informer le public, instruire et suivre les dossiers suivants :

-déclarations de naissance et de reconnaissance

-déclaration de décès et autorisations

-mariage (renseignements, prise de dossiers, alerte pour audition mariage et assistance aux auditions)

-mentions (déclaration de changement de nom suite à reconnaissance, enregistrement du changement de prénom sur RDV, récépissé)

-plis d’huissier

-délivrance d’actes d’état civil

-pacs (renseignements, prise de dossiers, gestion cérémonie de PACS, modification et dissolution de PACS)

-livret de famille (gestion des demandes sur place)

Back office

-comedec : saisie des actes, impression et export

-contrôle des registres (reconnaissance, légitimation, changement de nom) et ouverture/fermeture des registres

-contrôle des rectifications

-mentions : gestion des mentions complexes (nationalité, changement de nom, adoption plénière, adoption simple) et gestion des mentions transmises dans la pochette du courrier arrivé, rectifications administratives

-mariage : convocation aux auditions mariage, contrôle des dossiers mariage, information cabinet, réservation salle, affichage publication des bans et CNO, transformation du dossier feuillets et livret, actes, impression consentement, liens diverses avec le cabinet du Maire)

-naissance : gestion et suivi des avis de naissance

-décès : autorisations de décès, registre, transcription décès

-cimetière et funéraire : gestion et suivi du cimetière et du funéraire, gestion des arrêtés municipaux, gestion du site Gescime

-pacs : vérification des dossiers

Livret de famille : gestion de l'enregistrement des livrets arrivés et départ de RLP (traitement de la pochette courrier)

• Sur le pôle affaires générales :

Guichet Poly-compétent

Accueillir, informer le public, instruire et suivre les dossiers suivants :

-titres sécurisés (prise de dossiers, contrôle des dossiers et gestion des recueils complémentaires)

-recensement militaire

-attestation d’accueil (prise des dossiers et courriers afférents)

-inscriptions sur les listes électorales (nouvelles inscriptions, changements d’adresse/état civil…)

-remise de diplômes, dossiers des médailles de travail

-attestations de vie et certificats divers

-légalisation de signature

-paraphes des registres

Back office

-recensement militaire : gestion des envois trimestriels

-élections : organisation des scrutins électoraux, gestions des courriers de radiation, gestion et suivi de la commission de contrôle des listes électorales

-organisation du tirage des jurés criminels

• Agence postale communale :

-assurer l’accueil et la délivrance des produits et services postaux et financiers (les matins du mardi au samedi) 

-vente de produits : timbres à usage courant dont timbres et carnets de timbres philatéliques, enveloppes, emballages Colissimo, Chronopost, Pack déménagement, pack garde du courrier, enveloppes de réexpédition

-affranchissements

-dépôts et retraits d’objets y compris recommandés

-services de proximité : contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier

-transmission au centre financier pour traitement direct des demandes de dépôt de chèques sur CCP et comptes épargne.

• Autres  :

Back office

-Tri et traitement de la pochette arrivée + NPAI

-Suivi des statistiques des activités du service

-Coordination avec l'assistante de direction VSC pour réponse à transmettre à l'usager

-Gestion des comptes et planification E-Sirius et GRC

-Elaboration de documents administratifs divers

-Photocopies

Le Guichet polyvalent est assuré par l’ensemble des agents du service par roulement.

Formation de niveau bac minimum souhaitée

Qualités :

Compétences juridiques requises en matière d’état civil et gestion des cimetières

Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook)

S’adapter, analyser et gérer rapidement des situations imprévues, variées et liées aux contraintes

inhérentes à l’accueil du public

Traiter les dossiers avec rigueur et méthode - Expérience administrative indispensable.

Qualités relationnelles avérées : contact avec les administrés et les élus.

Goût du travail en équipe, solidarité

Disponibilité et discrétion et réserve

Compétences souhaitées :

Accueillir le public avec amabilité

S’exprimer clairement et reformuler les demandes

Favoriser l’expression de la demande

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

Savoir enregistrer les opérations bancaires courantes

Savoir appliquer les procédures de contrôle d’identité

Savoir appliquer les procédures de manipulations de fonds

Savoir gérer une trésorerie

Savoir utiliser les outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook)