Responsable relations publiques et du protocole H/F

Le-La responsable définit le plan d’action du service des relations publiques. Il/Elle gère l'organisation et le bon déroulement des événements officiels de la mairie, en veillant au respect des règles et des coutumes protocolaires. Il/Elle encadre les agents des relations publiques, internationales, et des cérémonies commémoratives.

• Encadrement:

Organisation et contrôle du travail des collaborateurs

Evaluation et notation de chacun des collaborateurs

Logistique : Gestion des cadeaux protocolaires

Préparation des visites des délégations protocolaires

• Administratif:

  Rédaction et gestion de notes, courriers, mails et comptes rendus Contrôle des démarches administratives liées au déplacement des délégations dans les villes jumelles

• Gestion financière:

  Participer aux procédures de marchés publics (rédaction des cahiers des charges pour les marchés de prestations…)

  Gestion du budget du service ü Suivi et validation des achats et des dépenses

• Organisation, planification et gestion des manifestations officielles et publiques dans le respect des règles protocolaires:

  Contrôle et supervision du respect du protocole sur l’ensemble des évènements

• Préparation des déroulés d’évènements

  Mise en place des dispositifs d’accueil en tenant compte de la qualité des invités

  Encadrer les hôtes et hôtesses missionnés lors des manifestations ü Gestion des invitations et du fichier des contacts

  Gestion du protocole lié à l’accueil des villes jumelles et au déplacement de nos délégations dans les villes jumelles

  Développer les échanges entre la ville et les villes jumelles

  Organiser et piloter les cérémonies commémoratives et anciens combattants

  Réaliser la veille statutaire en vue d'assurer la bonne application des décrets afférents au protocole

• Relations internes et externes:

  Relations régulières avec les différentes structures de l’état

  Interface entre le Maire, les élus et les services

  Rencontres avec les homologues des villes jumelles

Compétences & Qualités requises

Compétences :

- Grande aisance relationnelle et rédactionnelle

- Organisation, rigueur et réactivité

- Discrétion, diplomatie, grande disponibilité, souplesse et adaptabilité

- Connaissances juridique

- Capacité d’adaptation

- Autonomie

- Maîtrise de l’anglais (écrit et parlé), la maîtrise d’une autre langue étrangère serait un plus

- Connaissance des règles liées au protocole

- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

- Maîtrise des règles administratives et financières

- Maitrise des outils de bureautique

- Connaissance des règles de déontologie

Qualités :

- Sens de l’organisation

- Aptitude rédactionnelle

- Polyvalence

- Rigueur

- Sens des relations humaines, sens du service public