Assistant(e) de Direction de l'Urbanisme

Organisation permanente de la vie professionnelle de la direction :

· Assurer l’organisation de l’agenda (rendez-vous et réunions) en fonction des priorités

· Rappeler les informations permanentes et transmettre les messages

· Organiser les déplacements de la direction

· Gérer et alimenter la base de contacts

Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :

· Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

· Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

· Organiser le classement et l’archivage des dossiers

Accueil téléphonique et physique :

· Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent

· Assurer l’interface avec l’ensemble des services de la ville

· Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

· Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Suivi des projets et activité de la direction :

· Organiser et planifier les réunions et Commissions

· Vérifier les ordres du jour en concertation avec la direction

· Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse...)

· Organiser le classement et l’archivage des dossiers

· Assurer la liaison d’informations avec le directeur général, les directeurs généraux adjoints, le Cabinet du Maire

· Travail en transversalité

COMPÉTENCES ET QUALITÉS

·        Niveau Bac à Bac +2 (BTS assistant de direction) ou expérience souhaitée

·        Maîtrise des outils bureautiques, pack Office, Outlook

·        Capacités rédactionnelles et relationnelles

·        Être force de proposition

·        Capacité d’organisation

·        Faire preuve d’ouverture d’esprit et de curiosité

·        Connaissance des politiques publiques et fonctionnement d’une collectivité territoriale

·        Connaissance de l’organigramme de la ville

·        Capacité à hiérarchiser les priorités

·        Rigueur, réactivité, autonomie

·        Expérience souhaitée dans le secteur public

·        Confidentialité

·        Connaissance du domaine de l’environnement de l’urbanisme serait un plus

CONDITIONS DE TRAVAIL

Lieu : Hôtel de Ville

Horaires : 8h30/9h00 - 12h30 / 14h00 - 18h30

Travail en équipe : non

Travail en extérieur : non

Vêtement de travail ou équipement de protection individuel : non

Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap